Par Pamela DeLoatch

Pour les entreprises, la planification d’horaires variables peut bien fonctionner. Elle peut aider à attirer et à fidéliser les employés, et comme les gens retournent travailler sur place, le fait d’avoir plus de latitude par rapport à la planification d’horaires pourrait faciliter la transition.

Dans les petites et les grandes entreprises, les horaires variables ainsi que toute autre option de planification d’horaires variables deviennent des offres populaires et concurrentielles. On en voit facilement les raisons : cette flexibilité rend les employés plus autonomes et leur donne des occasions d’avoir un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Comme certaines personnes retournent travailler sur place, le fait d’avoir plus de latitude par rapport à la planification d’horaires pourrait faciliter la transition. Les employés peuvent ainsi gérer plus facilement leurs propres horaires.

Les employés exemptés peuvent commencer leur journée plus tard après que leurs enfants sont rendus à l’école, tandis que d’autres peuvent commencer leur journée plus tôt et la terminer plus tôt aussi. La flexibilité peut améliorer la satisfaction et l’engagement par rapport à l’emploi, ce qui mène à de meilleures expériences tant pour les employés que pour les clients.

« En fin de compte, les gens veulent de la flexibilité pour une meilleure intégration du travail et de la vie personnelle comparativement à un équilibre travail-vie personnelle, déclare Bob Lockett, chef de la diversité et responsable de la gestion des talents chez ADP, dans une entrevue avec Cheddar News. Je pense qu’on peut interpréter ainsi la question de l’équilibre travail-vie personnelle d’auparavant. »

L’évolution de la flexibilité en milieu de travail

Au cours des années, la définition de la flexibilité au travail s’est assouplie. Pour les employés exemptés, un « horaire variable » signifie un horaire de travail entendu qui leur donne une certaine marge de manœuvre dans le choix des heures d’arrivée et de départ.

Par exemple, certains employés peuvent préférer l’horaire traditionnel du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. À l’opposé, d’autres pourraient choisir de travailler plus tôt ou plus tard, pourvu qu’ils soient disponibles pendant les principales heures d’activité. Avec la planification d’horaires variables, les membres de l’équipe peuvent décider d’opter pour des horaires comprimés, comme travailler des journées de 10 heures quatre jours par semaine ou choisir d’effectuer leurs tâches en dehors des heures de travail habituelles.

La hausse du télétravail façonne de nouvelles approches de l’horaire variable et de la planification d’horaires variables. Bien que certains télétravailleurs gardent un horaire défini, d’autres ont moins besoin de structurer leur journée, mettant plutôt l’accent sur le travail effectué que sur le nombre d’heures nécessaires pour le réaliser.

Les employés non exemptés ou horaires veulent aussi de la flexibilité et recherchent des options flexibles dans les quarts qui leur sont attitrés. Les entreprises doivent déterminer une façon d’offrir plus de contrôle aux employés dont les postes sont régis par des horaires comme la production, les ventes et le service à la clientèle.

(Qu’en est-il du travail hybride? Lire l’article Hybrid Working Models: What Is Right for Your Business? (modèles hybrides de travail : lesquels conviennent à votre entreprise?))

6 points à considérer pour faire fonctionner les horaires variables

Lorsque les grandes entreprises envisagent d’augmenter la flexibilité des horaires de travail, elles doivent savoir que cela ajoute de la complexité à leurs activités. Étant donné que les petites entreprises comptent habituellement moins d’employés et de niveau de direction, il peut s’avérer plus facile d’approuver et de personnaliser leurs offres.

Cependant, peu importe leur taille, les organisations devraient considérer une façon de faire fonctionner les horaires variables autant pour l’entreprise que pour les employés. Voici six approches pour vous aider à développer une politique d’horaire flexible et garantir sa réussite.

1. Évaluez les raisons

Avant de vous engager à modifier la planification d’horaires, déterminez si vos employés et votre entreprise en bénéficieraient, et s’il s’agit d’une option que vos employés recherchent. Comment ce changement répondra-t-il à leurs besoins de demeurer productifs et d’équilibrer le travail et leur vie personnelle? Consultez les lois provinciales et fédérales, incluant la législation sur le travail, pour connaître toute incidence que pourrait avoir ce changement sur vos activités.

2. Sachez que la flexibilité peut varier selon le poste

Certains emplois sont plus propices à la flexibilité que d’autres. Et certains postes nécessitent une disponibilité en personne pendant certaines heures. Dans ces cas, les dirigeants doivent envisager des options comme le partage d’emploi pour couvrir ces heures. Les employés qui souhaitent travailler à temps partiel auraient alors plus de flexibilité.

Autre exemple : pendant l’été, les gens ont moins besoin des services de garde. Les employés pourraient donc vouloir modifier leur disponibilité et leurs préférences pour les meilleures heures de la journée ou les meilleurs jours de la semaine. En plus des modifications apportées aux heures d’arrivée et de départ, les employés exemptés pourraient préférer un horaire comprimé de quatre jours de 10 heures et avoir le vendredi de congé, une option populaire en entreprise pendant l’été.

3. Déterminez les lignes directrices du programme

Voulez-vous offrir un horaire variable à toute l’organisation, ou auriez-vous intérêt à commencer par un programme pilote au sein d’un service? Est-ce que tous les postes y seront admissibles? L’admissibilité devrait-elle être basée sur le rendement? Voulez-vous établir des heures normales pendant lesquelles tous les membres de l’équipe, les services ou l’ensemble de l’organisation doivent être disponibles?

Il s’agit de décisions essentielles que vous devez prendre en tenant compte de ce qui est important pour votre entreprise. Selon les lignes directrices que vous adopterez, la mise en œuvre du changement nécessitera une communication claire et peut-être des conversations difficiles, mais nécessaires, avec vos employés.

4. Établissez des canaux de communication continue

En plus de vous assurer que vos employés comprennent bien la nouvelle politique, il est également essentiel de maintenir un processus de communication qui informe toutes les personnes intéressées des nouvelles concernant les projets et l’organisation, peu importe les heures ou les jours travaillés. Pensez à ajouter la messagerie instantanée pour augmenter le flux d’information.

Pour accommoder les employés qui ont des horaires variables, établissez les attentes concernant le temps de réponse aux courriels, aux textos et au clavardage. Par exemple, un employé qui envoie un courriel à 20 h ne devrait pas s’attendre à ce qu’on lui réponde immédiatement, surtout de la part de ses collègues dont la journée se termine à 17 h. Il est aussi important d’offrir des ressources de remplacement avec qui les clients et les collègues peuvent communiquer en cas d’urgence.

5. Déterminez les changements nécessaires pour mettre en œuvre un horaire variable

La gestion de plusieurs horaires dépasse la coordination du travail des employés. Cependant, cela ne devrait pas signifier de gérer une paie plus compliquée. La technologie, comme le logiciel de gestion de la main-d’œuvre d’ADP, aide les entreprises à s’y retrouver facilement pour configurer leurs horaires multiples.

En plus des changements technologiques, les programmes comme ceux des horaires variables nécessitent une transformation de la culture organisationnelle pour s’assurer que les employés ayant différents horaires sont reconnus et soutenus. Par exemple, lorsqu’un employé exempté ayant un horaire tardif arrive au bureau plus tard que les autres ou qu’il se connecte à son ordinateur après ses collègues, on ne devrait pas le regarder de travers. On doit mettre l’accent sur le travail à faire et non sur le moment où il est fait.

6. Mesurez l’efficacité et la satisfaction à l’aide de la solution

Lorsque vous commencez à offrir un horaire variable ou d’autres options flexibles, continuez à évaluer le processus pour en assurer l’efficacité. Les employés utilisent-ils ces options comme il se doit? Améliorent-elles la satisfaction et la productivité des employés? Aident-elles à l’embauche et à la fidélisation? Permettent-elles que le travail soit effectué plus efficacement dans l’entreprise? Le processus administratif peut-il être amélioré?

Conclusion

En abordant ces questions dès le départ et en les réévaluant de façon périodique, vous pouvez vous assurer que la flexibilité des horaires répond aux besoins de votre organisation ou la modifier pour l’améliorer. Au moyen d’un plan avisé, d’une communication exhaustive, de la technologie essentielle et d’une évaluation périodique, l’horaire variable et la planification connexe peuvent offrir des avantages considérables qui profitent autant à l’entreprise qu’aux employés.

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Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.

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