Par Heather Bussing

Tirer parti de l’analyse du personnel peut sembler une lourde charge, mais on peut commencer à le faire de manière simple et directe. Voici quelques conseils utiles sur l’établissement d’une stratégie et la compréhension des données dont vous avez besoin pour vos débuts.

Vous disposez de vos mesures de base et de vos rapports sur le dénombrement des effectifs, le taux de roulement et la fidélisation, les coûts de remplacement, les coûts de main-d’œuvre et probablement des éléments sur l’engagement, le rendement et la diversité. Depuis un certain temps, vous aimeriez obtenir un portrait plus vaste de la situation et aussi plus de renseignements sur des questions précises.

Ce serait important de voir comment votre entreprise se compare aux autres de votre secteur ou industrie, mais vous n’êtes pas certains de ce qu’il faut faire ni de la façon de le faire. Vous n’êtes pas les seuls.

Pour diffuser l’incertitude et la confusion entourant l’analyse du personnel, nous avons demandé à Amin Venjara (AM), directeur général des solutions de données chez ADP, de nous expliquer comment procéder. Amin passe énormément de temps à découvrir comment les données peuvent fournir des renseignements, aider à respecter la conformité et fournir un avantage concurrentiel aux entreprises en matière de gestion des talents. Voici ses commentaires.

Q. : D’abord, en quoi consiste l’« analyse du personnel » et pourquoi est-ce important?

AV : L’analyse du personnel consiste à utiliser les données sur les travailleurs pour prendre de meilleures décisions concernant la gestion des talents. On doit se rappeler que chaque point de donnée représente un élément sur un être humain. Un bon système d’analyse du personnel devrait humaniser votre analyse.

L’analyse du personnel s’avère essentielle, car les humains sont complexes et il n’est pas toujours facile de les comprendre. Pour connaître les idées, les sentiments et les commentaires des gens, les sondages représentent un excellent choix. L’analyse du personnel nous aide à comprendre l’endroit où ils se trouvent, ce qu’ils font, s’ils correspondent bien au profil d’une organisation et la façon dont les organisations se comparent.

Fondamentalement, l’analyse du personnel vous aide à savoir si vos initiatives de gestion des talents et des RH fonctionnent bien ou non. Par exemple, vous accordez d’innombrables heures et ressources au recrutement, à l’embauche et à la formation des employés. Savez-vous combien de ces personnes demeurent en poste? Comprenez-vous qui part, après combien de temps et pourquoi?

L’analyse du personnel peut vous apporter les réponses requises pour que vous puissiez constater si vos investissements sont rentables.

Q. : Comment une entreprise peut-elle commencer à utiliser l’analyse du personnel?

AV. : Les gens sont enthousiastes à l’idée de recueillir toutes ces données et veulent procéder tout de suite afin de voir ce qu’ils peuvent apprendre. Je ne peux pas les blâmer. Je ferais pareil.

Il est plus efficace de prendre du recul et d’examiner les éléments à connaître ainsi que la raison pour laquelle ils comptent pour vous. Ensuite, choisissez une de vos priorités et commencez à l’aide d’une question.

Actuellement, le taux de roulement et la fidélisation préoccupent beaucoup d’entreprises. Avant de vous lancer dans l’analyse du taux de roulement, vous devez vous assurer que les données que vous avez déjà correspondent aux bonnes informations pour déterminer ce que vous voulez savoir. Souvent, les données sont suivies dans différents systèmes ou programmes. Elles peuvent s’avérer importantes pour un rapport précis, mais moins utiles pour votre système d’analyse du personnel.

Par exemple, le dénombrement des effectifs représente une mesure importante pour comprendre le taux de roulement. Vous voulez donc savoir le nombre de personnes travaillant avec vous, leur emplacement et le moment où il se produit des changements. L’information sur vos employés à temps plein est assez simple, et pour la plupart, il est facile de la recueillir. Mais qu’en est-il des contractuels, des stagiaires ou des employés saisonniers? Sont-ils inclus dans le dénombrement de vos effectifs? Voulez-vous que ce soit le cas?

En incluant ces employés temporaires, vous pouvez mieux comprendre le nombre de personnes nécessaires pour accomplir le travail. Si vous offrez des stages lors du recrutement, vous voudrez peut-être savoir si les stagiaires deviennent des employés à temps plein par la suite. Vous saurez ainsi si votre programme de stages s’avère concluant.

L’une des choses les plus importantes lors des premiers pas en analyse du personnel consiste à réfléchir au-delà de vos connaissances et à commencer à penser à ce que vous voulez apprendre par la suite.

Q. : Si on utilise l’exemple du dénombrement des effectifs comme point de départ, quelles sont les étapes pour bien s’y prendre?

AV : Commencez par produire votre rapport habituel sur le dénombrement des effectifs. Ensuite, obtenez un dénombrement des effectifs au moyen de votre système d’analyse du personnel et voyez s’ils correspondent. Souvent, ce n’est pas le cas. Il n’y a rien d’incorrect; cela signifie simplement que deux systèmes comptent différemment les postes et les employés.

S’il y a des écarts, trouvez-les et décidez de la façon de vous en occuper pour la suite. Pensez à ce qui compte par rapport à votre stratégie. Puis, configurez les données aux deux endroits pour qu’elles correspondent à la façon de faire de votre entreprise et aux éléments que vous voulez connaître.

Pour en savoir plus à ce sujet, lisez l’article Data Cleansing: Why It Should Matter to Organizations (nettoyage des données : son importance pour les organisations)

Q. : Qu’arrive-t-il si vous êtes néophyte et ne savez pas trop ce que vous ne recherchez ni ne connaissez toutes les possibilités qui peuvent se présenter à vous?

AV : Ce que vous voulez tirer d’un système d’analyse du personnel, c’est la capacité d’obtenir rapidement de l’information utile.

Commencez petit. Choisissez un élément dont vous connaissez déjà la réponse. La meilleure façon de se familiariser est de travailler avec des données dont vous pouvez confirmer la véracité. Vous n’avez pas à vous préoccuper de mesures plus sophistiquées pour le moment.

Si vous vous servez habituellement d’une mesure, vous serez naturellement capable de déterminer comment votre système d’analyse du personnel peut vous la fournir. Les données sont toujours imparfaites avant de devenir parfaites. Concentrez-vous sur ces données et surveillez-les pendant quelques mois. Lorsque les employés s’y attardent et travaillent avec ces données, ces dernières s’amélioreront.

Voilà pourquoi j’aime utiliser le dénombrement des effectifs comme point de départ. Il est facile à déterminer et de savoir si vous devez y apporter des rajustements ou non. Le dénombrement des effectifs représente aussi la base de mesures essentielles comme le taux de roulement, les postes vacants et les heures à combler. Ensuite, déterminez les mesures de conséquence.

Q. : Qu’est-ce qu’une mesure de conséquence et où la trouve-t-on?

AV : Les mesures de conséquence se trouvent habituellement sous nos yeux. Il s’agit des éléments dont vous faites déjà le suivi, car ils comptent pour vous, et des éléments que vous voulez commencer à suivre parce qu’ils vous aideraient à prendre de meilleures décisions.

Ce n’est pas toujours mieux s’il y a trop de données. Choisissez les mesures qui comptent le plus pour votre entreprise, comme le taux de roulement, et assurez-vous d’obtenir les données nécessaires pour en apprendre davantage.

Pour ce qui est du taux de roulement, plusieurs mesures sont importantes :

  • Taux de roulement volontaire : le taux de roulement dans son ensemble ne fait que vous indiquer le nombre de personnes qui sont parties. Il ne distinguera pas les personnes licenciées (départ involontaire) de celles qui démissionnent (départ volontaire). Vous voudrez donc vous concentrer sur le taux de roulement volontaire pour la question de la fidélisation.
  • Taux de roulement des nouveaux employés : lorsque des gens acceptent un nouveau poste et le quittent après quelques mois, vous avez l’occasion de connaître les raisons et d’aborder les problèmes connexes s’il y a lieu.
  • Taux de roulement des meilleurs employés : ce sont les personnes que vous voulez perdre le moins. Si plusieurs de vos meilleurs employés quittent le navire en même temps, vous voulez en être informé et vous occuper rapidement de ce problème.

Pour obtenir des réponses concernant le taux de roulement, vous devez faire le suivi des départs involontaires et volontaires, surveiller le moment auquel les gens partent par rapport à leur date d’embauche et déterminer qui sont vos meilleurs employés. La plupart des organisations possèdent déjà des données sur les deux premières mesures. Vous devrez probablement déployer plus d’efforts pour découvrir la façon de classer les meilleurs employés et d’en faire le suivi. Que signifie le succès dans votre organisation? Qui reconnaît-on (ou devrait-on reconnaître) comme collaborateur important et pourquoi? Comment mesurez-vous les contributions d’une personne? Quelles sont les conséquences de déterminer ces mesures? Le personnel des ventes semblera-t-il plus important que le personnel administratif sur qui repose tout le fonctionnement?

À cette étape, l’humanisation des données s’avère essentielle. La façon dont vous définissez et utilisez les mesures de conséquence ne s’avère pas seulement importante pour la réussite de l’organisation, elle peut être déterminante dans la carrière et la vie des gens.

Les données sur le personnel sont au cœur des renseignements sur vos employés et vos processus. Nous vous aidons à les trouver.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.

Article précédent5 mesures pour soutenir le personnel en cas de roulement élevé