7 mesures pour protéger les employés, gérer les risques pour l’entreprise et maintenir l’engagement

par Sushma Tripathi

Passez en revue ces mesures à prendre immédiatement, à court terme et à long terme pour déterminer celles qui pourraient être utiles pour votre entreprise à l’heure actuelle et à l’avenir.

Le contexte actuel continue de poser de nouveaux défis pour les dirigeants d’entreprise, qui doivent trouver un équilibre entre les intérêts des clients et la sécurité et le bien-être de leurs employés. Tandis que les obstacles relatifs à l’exploitation et aux finances sont une priorité pour les propriétaires d’entreprise, la gestion des répercussions sur les employés est également cruciale. En plus des politiques en matière de santé et de sécurité, des changements sont apportés aux équipes, aux services et aux unités fonctionnelles en raison de l’éloignement social, entre autres. L’engagement et la productivité des employés devraient demeurer une priorité. Un message proactif adéquat – qui est équilibré, résolu, transparent et qui démontre un engagement à l’égard du bien-être des personnes – peut aider grandement à atténuer ces risques. Voici sept mesures clés pour gérer efficacement les dimensions relatives aux RH d’un défi commercial imprévu.

Leadership en temps de crise

1. Maintenir la continuité des activités de l’entreprise

Les dirigeants doivent diriger. Cela signifie qu’ils doivent adopter une approche pratique d’une grande portée pour assurer la continuité des activités; mettre en place des plans de contingence dans l’éventualité où la situation s’aggraverait ou qu’elle serait prolongée; se préoccuper de la santé et de la sécurité des employés et communiquer ces plans tout en fournissant des mises à jour rapides sur les répercussions de la situation sur les principaux intervenants.

Mesures immédiates

• Passer en revue, mettre à jour et mettre en œuvre les plans de continuité des activités.
• Déterminer les rôles et les intervenants critiques pour les communications liées aux interventions.
• Commencer à effectuer une analyse relative à la planification des scénarios afin que des plans d’atténuation soient prêts et disponibles au besoin.
• Informer l’entreprise et ses employés de la concentration et de l’engagement de la direction.

Mesures à court terme

• Surveiller les développements à l’externe et à l’interne; modéliser les répercussions sur la main-d’œuvre.
• Vérifier l’efficacité des mesures initiales et corriger le tir au besoin.
• Fixer des objectifs en matière de temps de reprise et de point de reprise.

Mesures à long terme

• Effectuer un examen des politiques et des mesures prises après la crise.
• Modifier les plans de continuité des activités et les plans de gestion des risques afin d’y intégrer les leçons retenues.
• Mettre à jour les modèles de planification de la main-d’œuvre.

2. Transmettre des communications claires et fréquentes

Prenez l’initiative de créer et d’exécuter un plan de communication aux employés pour transmettre des politiques d’entreprise importantes et des lignes directrices en matière de santé et de sécurité provenant de sources crédibles (p. ex., gouvernement du Canada, OMS), et fournissez des mises à jour de façon proactive, au besoin, pour que tous restent à l’affût des développements.

Mesures immédiates

• Tester les modes de communication d’urgence.
• Déterminer les principales ressources pour la surveillance des sources de renseignements crédibles, et déterminer et communiquer les mises à jour qui ont une incidence sur la main-d’œuvre.
• Fournir aux employés les renseignements dont ils ont besoin pour rester en sécurité immédiatement et à mesure que la situation évolue.
• Fournir toutes les nouvelles lignes directrices liées à l’emploi (p. ex., restrictions en matière de voyage, apporter son ordinateur chez soi tous les soirs).
• Fournir des lignes directrices supplémentaires en matière de communication pour appuyer les gestionnaires hiérarchiques qui communiquent directement avec les employés.

Mesures à court terme

• Fournir un moyen de communication pour les mises à jour en temps réel à mesure que la situation progresse.
• Diriger les employés vers les programmes, outils et avantages pertinents déjà mis en place afin de leur apporter du soutien.

Mesures à long terme

• Effectuer une vérification de l’efficacité des communications après la situation.
• Apporter des changements au besoin.

Préservation de la santé des employés

3. Préserver la santé des employés – sur place et en télétravail

Tandis que plusieurs entreprises ont choisi d’instaurer le travail à distance ou y ont été obligées, d’autres entreprises fournissant des services essentiels continuent d’exploiter leurs installations. Ces dernières doivent prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité de leurs employés. Les mesures prises doivent être conformes à tous les règlements en matière de santé et de sécurité au travail, de même que toutes les mesures supplémentaires requises pour prévenir la propagation du virus.

Mesures immédiates

• Mettre en place des pratiques d’hygiène accrues dans le milieu de travail (p. ex., éloignement social, procédures accrues de nettoyage du lieu de travail).
• Offrir des conseils aux employés concernant ce qu’ils doivent faire s’ils sont touchés.
• Modifier les politiques relatives aux voyages.
• Modifier les politiques relatives aux visiteurs dans tous les établissements.
• Diriger les employés vers les avantages relatifs à la santé et au bien-être de l’entreprise, y compris les programmes d’aide aux employés (PAE) et les ressources.

Mesures à court terme

• Évaluer les éventuelles fermetures d’établissements, rotations de personnel et réaffectations temporaires.
• Fournir des lignes directrices appropriées (p. ex., directives en matière d’autosoins).
• Définir des politiques de retour au travail.

Mesures à long terme

• Évaluer les répercussions des fermetures.
• Passer en revue les politiques afin de déterminer les occasions de changements permanents aux programmes de santé et de bien-être des employés.

4. Passer en revue les politiques sur les congés payés

Passez en revue vos politiques sur les absences et les congés payés et analysez-les en ayant en tête les défis uniques à la situation actuelle que vos employés et leur famille peuvent vivre. Par exemple, certaines entreprises modifient, temporairement ou non, le nombre de congés ou de jours de maladie payés, alors que d’autres demandent moins d’explications lors d’absence. Les dirigeants des RH et du traitement de la paie doivent collaborer pour analyser la faisabilité et les effets potentiels de tels changements et s’assurer que leur mise en œuvre se fait sans anicroche.

Mesures immédiates

• Évaluer les politiques actuelles sur les congés payés.
• Utiliser les réglementations, nouvelles ou actuelles, pour vous assurer que les changements y sont conformes.
• Déterminer si d’autres mesures pourraient être appropriées pour vos employés, comme ajouter ou allonger les congés de maladie, permettre des congés pour s’occuper de membres de la famille malades (si ce n’est pas déjà permis).
• Passer en revue les politiques sur les présences.
• Rappeler aux employés admissibles de faire un suivi des heures de travail comme à l’habitude ainsi que du temps à l’extérieur du travail afin d’évaluer les différentes tendances et d’en faire ressortir des pistes d’action.
• Évaluer les effets potentiels sur les affaires et les finances de l’entreprise.

Mesures à court terme

• Faire différents scénarios de dotation en personnel, comme une réduction des heures de travail et des possibilités de congés.
• Créer des plans d’urgence pour vous préparer à différentes situations.

Mesures à long terme

• Évaluer l’effet des changements de politiques et s’ajuster au besoin.
• Surveiller de près les changements des besoins en matière de dotation du personnel.
• Déterminer s’il est possible de modifier de manière permanente les politiques d’absence et de congés payés.

5. Étendre le travail virtuel

Que ce soit par choix ou à la suite des directives du gouvernement provincial, de nombreux employeurs encouragent les employés à effectuer leur travail à distance, s’ils sont en mesure de le faire. Favorisez l’expansion du travail virtuel en offrant des outils de collaboration et de productivité, p. ex., messagerie, stockage partagé, tableaux de bord numériques, audioconférences et conférences Web.

Mesures immédiates

• Évaluer la faisabilité des modalités de travail à distance.
• Déterminer des lignes directrices pour le suivi des heures et pour toutes les restrictions propres à un rôle.
• Étendre les politiques aux employés qui peuvent travailler à distance.
• Définir des attentes raisonnables, y compris la protection de la confidentialité et la sécurité des données.
• Évaluer les effets sur les heures supplémentaires et les cotisations sociales.
• Déterminer les outils de collaboration/productivité nécessaires et travailler avec l’organisation des TI pour assurer que ces outils sont disponibles.
• Documenter une politique officielle pour les approbations et toutes les dépenses admissibles.

Mesures à court terme

• Planifier des protocoles de communication et une politique pour les employés qui travaillent à domicile.
• Offrir des conseils aux gestionnaires qui dirigent des équipes composées d’employés qui travaillent nouvellement à distance.
• Faire un suivi étroit pour déceler les problèmes de productivité et offrir le soutien nécessaire.
• Suivre de près l’engagement des employés.
• Réviser/modifier les politiques, au besoin.

Mesures à long terme

• Évaluer les résultats.
• Déterminer les occasions de mise à jour des politiques et des pratiques.

6. Poursuivre les activités essentielles liées aux RH et à la paie

La poursuite des activités liées aux RH et à la paie sans interruption est essentielle. La technologie numérique peut aider en permettant aux employés de valider une fiche de présence, de consulter un horaire, de demander un congé de maladie ou d’échanger un quart de travail avec un collègue.

Mesures immédiates

• Fournir un accès mobile aux renseignements et aux fonctionnalités relatifs à la paie et aux heures et présences.
• Vérifier les fonctions de paiement électronique.

Mesures à court terme

• Utiliser des technologies pour numériser les processus manuels.

Mesures à long terme

• Songer à apporter des changements permanents aux méthodes et aux politiques de paiement afin de corriger les écarts observés pendant les situations imprévues.

7. Maintenir la conformité juridique

La réglementation juridique change à un rythme presque constant. Demeurer au fait des lois fédérales et provinciales et rester conforme à celles-ci est essentiel.

Mesures immédiates

• Rester au courant des lois en vigueur – fédérales et provinciales, et de leur interaction.
• Examiner et mettre à jour vos politiques et pratiques existantes afin d’en assurer la conformité.
• Protéger la vie privée des employés.

Mesures à court terme

• Mettre à jour votre manuel et le mettre à la disposition de tous les employés et gestionnaires.
• Former les superviseurs et les gestionnaires.
• Effectuer des vérifications périodiques pour assurer la conformité.

Mesures à long terme

• Rester à l’affût pour obtenir des mises à jour relatives à la réglementation.
• Établir des processus de gouvernance pour assurer la conformité.

Le contexte actuel pose de nombreux défis pour les employeurs et leur fournit l’occasion d’examiner ou d’améliorer la planification de la continuité des activités, le bien-être des employés et la réputation de l’entreprise. Un leadership ferme et compréhensif, de l’agilité lors de la modification des politiques en matière de RH et une communication claire et rapide sont essentiels pour une gestion efficace pendant une situation imprévue. Les entreprises qui, aux yeux de leurs employés, ont fait ce qu’il fallait jouiront d’un capital accru inestimable sous forme de réputation renforcée de la marque et d’engagement des employés.

Les organisations peuvent commencer à prendre ces mesures en tout temps – il n’est jamais trop tard pour évaluer. Et pour ceux qui ont déjà pris certaines de ces mesures ou l’ensemble de celles-ci, cette liste de vérification peut servir de point de référence périodique.

Créé en collaboration avec The Hackett Group, une société de conseil stratégique fondé sur la propriété intellectuelle fournissant aux dirigeants des RH et du traitement de la paie des analyses comparatives, des conseils en matière de meilleures pratiques et de l’assistance relative à la transformation en vue de l’amélioration continue.

En savoir plus

Vous trouverez une foire aux questions, des listes de vérification, des webémissions et des ressources pour vous aider à protéger et à gérer vos employés ici : Trousse d’outils de préparation des employeurs offerte par ADP – Maladie à coronavirus (COVID-19)

Écoutez ce balado (en tout temps disponible en anglais) : Decoding Payroll & HR Analytics. Le docteur est là! Dans cet épisode spécial du congrès annuel de l’ACP, Brent Weiss, surnommé le Docteur de la paie, dévoile les mesures, les réponses et les possibilités que l’univers de la paie et de l’analyse des RH peut offrir aux professionnels de la paie et des RH.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.