Intégration des nouveaux employés : monter la barre d’un cran

Par : Rachele Collins

L’amélioration de votre processus d’intégration peut considérablement rehausser la première impression d’un nouvel employé, renforçant ainsi sa décision de travailler chez vous et offrant une expérience exceptionnelle dès le départ.

Dans toute entreprise, le processus d’intégration s’avère un levier essentiel pour motiver et fidéliser les nouvelles recrues dès le départ. Selon l’ADP Research Institute, dans les entreprises disposant d’un programme officiel d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, les répondants à un sondage sont près de deux fois plus susceptibles de promouvoir la marque de gestion des talents de leur entreprise que ceux qui bénéficient d’un simple programme informel. Bien mené, un processus structuré d’intégration peut :

• augmenter la fidélisation des nouveaux employés;
• réduire le roulement de personnel;
• accélérer l’acquisition de compétences;
• améliorer la productivité, la satisfaction et l’engagement des nouveaux employés;
• favoriser les connaissances, la confiance et les relations;
• diminuer le coût d’embauche.

Les objectifs de l’intégration visent à créer un lien entre l’employé et l’employeur, à apporter un confort physique, social et psychologique aux nouveaux employés et à intégrer rapidement la nouvelle recrue dans la culture de l’entreprise. Comment votre équipe peut-elle mettre en place un processus qui se distingue, qui va au-delà du simple fait de cocher des cases administratives, afin de favoriser ces facteurs humains de lien, de confort et de culture? Passez en revue nos suggestions ci-dessous pour « monter la barre d’un cran » dans votre entreprise concernant l’intégration des nouveaux employés, qu’ils soient au bureau, en télétravail ou en mode hybride.

Monter la barre d’un cran

Tirez parti d’un processus automatisé.

La base d’un parcours solide d’intégration consiste en un processus numérique moderne facile à utiliser accompagné de flux de travail intégrés, de documentation et d’outils électroniques ainsi que d’un accès mobile. En tirant parti de l’automatisation de l’intégration, le nouveau personnel et les gestionnaires peuvent se servir du portail de l’entreprise à l’intention des employés pour passer en revue les tâches à accomplir et leurs échéances. Ils peuvent aussi remplir les documents nécessaires en ligne, visionner des vidéos sur la culture de l’entreprise et des messages de la direction, tout comme accéder à de la documentation de bienvenue et à des directives. Ils ont aussi la possibilité d’effectuer diverses tâches en suspens et de consulter certains documents. Bonne nouvelle : tout cela ou presque peut se faire avant la première journée du nouvel employé. Ainsi, la personne sera fonctionnelle dès son premier jour au travail.

Créez un plan personnalisé d’intégration.

Grâce à un projet complet et structuré d’intégration ainsi qu’à un plan d’apprentissage, le nouvel employé peut avoir une idée de son cheminement de carrière dès le départ et comprendre son importance au sein de votre organisation. Les entreprises qui cherchent à améliorer leur programme d’intégration devraient créer un agenda personnalisé et un programme d’apprentissage pour la première semaine et celles qui suivent. Ce plan commencerait par l’établissement d’objectifs précis pour le poste du nouvel employé et comprendrait des attentes claires de rendement en fonction d’étapes importantes. Envisagez d’inclure les éléments suivants dans le plan :

• Évaluation par l’outil StandOut dès les premiers jours pour que l’équipe apprenne rapidement à connaître le nouvel employé et ses forces (et vice versa, partageant les forces des membres de l’équipe avec le nouvel employé)
• Attribution d’un pair comme « accompagnateur » pour un certain temps (suggestion d’un minimum d’un mois) pour répondre aux questions et aider le nouvel employé à comprendre les rouages de l’entreprise
• Désignation d’un mentor de la direction pour aider à guider le nouvel employé du point de vue stratégique
• Création d’une séance d’accueil avec les membres de l’équipe et d’autres parties prenantes importantes
• Possibilités de mentorat et de jumelage
• Occasions d’apprentissage pratique par l’expérience pendant lesquelles les nouveaux employés peuvent contribuer de manière significative dès le départ
• Inclusion de séances de formations courantes sur les technologies et les outils importants
• Intégration d’un programme recommandé d’apprentissage en ligne
• Inclusion de suivis récurrents sur les progrès et possibilités pour le nouvel employé de poser des questions

Montrez aux nouveaux employés qu’ils comptent pour vous, même avant leur première journée.

On appelle « zone morte » la période entre le moment de la signature d’une lettre d’offre et le début de l’emploi. Pendant cette période, la communication peut atténuer l’anxiété. Le gestionnaire qui embauche ou le gestionnaire direct devrait communiquer tôt et de manière proactive avec le nouvel employé avant la date de début de l’emploi (et par la suite). Cela lui permettrait de lui souhaiter la bienvenue, de répondre à ses questions et de veiller à ce qu’il sache où aller et à quel moment.

Pour une touche supplémentaire au processus, on peut envoyer par la poste au nouvel employé un colis contenant des articles de marque de l’entreprise. On peut y inclure une lettre du gestionnaire de l’employé ou d’autres dirigeants de l’entreprise qui lui souhaitent la bienvenue. Les éléments du colis n’ont pas besoin de coûter cher et peuvent contribuer grandement à ce que la personne se sente déjà appréciée.

Faites une bonne première impression dès le départ (et par la suite).

Les premiers jours du nouvel employé représentent une occasion essentielle de créer des liens au sein de l’organisation. Il est important de ne pas gaspiller ou négliger tous les efforts et les coûts qui ont permis d’amener le nouvel employé à ce stade en n’accordant pas l’attention nécessaire à cette étape.

D’ailleurs, les gestionnaires directs et des RH doivent s’assurer que les membres des autres équipes sont au courant de l’expérience et de l’arrivée du nouvel employé. Les principales parties prenantes, comme la réceptionniste, les TI et la sécurité doivent entre autres être prêtes à l’accueillir. L’espace de travail du nouvel employé doit contenir l’ensemble de l’équipement, des outils et des ressources dont il aura besoin pour faire ses tâches dès le départ. Aussi, l’on devrait assigner une personne qui montrera au nouvel employé les endroits importants comme les toilettes, la machine à café, la salle de courrier et les imprimantes. Si le nouveau membre de l’équipe est en télétravail, un autre employé en ligne devrait avoir la tâche de lui montrer les ressources virtuelles de l’entreprise.

Pensez à apporter des touches supplémentaires pour créer une bonne première impression, comme :

• Mettre une photo du nouvel employé sur un panneau numérique de bienvenue ou une page d’Intranet
• Envoyer un courriel d’accueil qui présente la personne à l’équipe
• Inclure le nouvel employé sur toutes les listes de distribution et les avis de réunions d’équipe pertinents
• Déposer une tasse, des stylos et du papier portant la marque de l’entreprise à son bureau
• Demander à des collègues de passer souhaiter la bienvenue au nouvel employé (ou pouvoir organiser un lunch virtuel payé pour les employés en télétravail)
• Désigner un ou des collègues pour l’inviter sur l’heure du lunch
• Indiquer au nouvel employé les endroits importants à proximité (garderies, restos, nettoyeur)
• Faire des activités de développement d’esprit d’équipe
• Tenir une réunion de bienvenue entre le nouvel employé, ses nouveaux coéquipiers et d’autres parties prenantes importantes

Établissez un plan pour la personne.

Il est important que les RH et le gestionnaire réfléchissent bien à la première expérience du nouvel employé avec la documentation, les outils et les ressources dont il aura besoin commencer à travailler. En fournissant ces renseignements, on peut accélérer considérablement l’acquisition de compétences des nouveaux employés.

Pour ce faire, les entreprises peuvent recommander aux nouveaux employés des tutoriels et des ressources en ligne pour qu’ils en apprennent sur l’organisation, notamment :

• Un diagramme de l’architecture de l’entreprise ou un plan des liens qui explique les divers outils et les différentes technologies (Intranet, récompenses et reconnaissance, gestion de la relation client, planification des ressources de l’entreprise, paie, avantages sociaux, comité social), leur fonctionnement et leur utilisation ainsi que les relations entre ces éléments.
• Un plan des liens entre les divers services et postes qui se superpose aux organigrammes standards montre la collaboration entre les divers secteurs de l’organisation et leurs points d’intersection.
• Un « plan de la chaîne de valeur » pour le service ou l’entreprise afin de montrer la façon dont l’organisation fournit des biens et services et obtient des revenus, notamment une description détaillée des types de produits et services offerts par l’entreprise.
• Une FAQ accessible sur le portail, incluant des liens vers des ressources et des réponses aux questions qu’ont habituellement les nouveaux employés dans le cadre du transfert initial des connaissances.

Rendez le tout amusant.

Bien que la formation initiale sur la sécurité, les politiques et les procédures soit nécessaire, le volume d’information peut s’avérer énorme. Voici certaines idées pour ajouter du plaisir à l’intégration des nouveaux employés :

• Inclure la « ludification » aux occasions d’apprentissage.
• Organiser une chasse au trésor, ce qui nécessite que le nouvel employé cherche en ligne des éléments clés de l’organisation et gagne des points qu’il peut échanger au magasin de l’entreprise.
• Se rendre à différents emplacements organisationnels, notamment pour rencontrer des équipes en amont et en aval, afin que la personne puisse comprendre l’étendue de ses tâches, les intrants et les extrants liés à son travail ainsi qu’établir des relations clés.
• Prévoir un projet spécial auquel le nouvel employé peut être jumelé pour une certaine période, ce qui lui permet d’apprendre des autres sans trop de risques par rapport à son poste ou aux autres postes connexes.

Mettez en place un dialogue et faites-en le suivi.

Les suivis courants (au moins chaque semaine ou toutes les deux semaines au cours des 60 premiers jours jusqu’à six mois) entre le nouvel employé et son gestionnaire devraient faire partie intégrante du processus d’intégration. On veille ainsi à ce que la personne ait la possibilité de poser des questions et de comprendre les attentes liées à son rendement. Assurez-vous d’obtenir la rétroaction des nouveaux employés à l’aide d’un ou plusieurs sondages sur l’intégration. Demandez également aux Ressources humaines au supérieur du gestionnaire de faire régulièrement un suivi pendant la période d’intégration pour vérifier si tout se passe bien pour le nouvel employé. Vous pouvez ensuite analyser la rétroaction recueillie et prendre les mesures appropriées dans le cadre du processus d’amélioration continue de votre équipe des RH.

Considérations particulières pour l’intégration des employés en télétravail

L’équilibre des forces est récemment revenu en faveur de l’employeur en ce qui concerne le travail au bureau par rapport au télétravail, de nombreux employeurs privilégiant le retour au travail au moins pendant une partie de la semaine. Le télétravail est donc beaucoup plus répandu aujourd’hui qu’il ne l’était avant la pandémie. De nombreux travailleurs considèrent que cette tendance se poursuivra : selon l‘ADP Research Institute, 28 pour cent des travailleurs estiment que dans 5 ans il sera normal dans leur industrie de pouvoir travailler de n’importe où, et un autre 28 pour cent anticipe le passage à une semaine de travail de quatre jours.

Dans un environnement de télétravail, certains aspects de l’intégration d’un nouvel employé deviennent encore plus importants, comme un accès fonctionnel aux outils et aux ressources pour que les télétravailleurs puissent effectuer leurs tâches (et beaucoup de soutien des TI pour la configuration initiale de leur poste de travail), la pertinence des communications et des suivis fréquents ainsi que l’utilisation d’un portail pour accéder aux tâches et aux renseignements sur l’intégration.

Envisagez d’inclure les éléments suivants dans votre programme d’intégration pour rehausser l’expérience des télétravailleurs :

• Faites en sorte, si possible, que le gestionnaire rencontre le nouvel employé en présentiel au bureau local ou dans un espace de conférence loué lorsque la personne commence à travailler dans l’entreprise.
• Prévoyez une réunion d’équipe en Webex la première journée de travail pour que le nouvel employé puisse rencontrer l’équipe en vidéo et assurez-vous qu’il y a des suivis quotidiens par vidéo entre le télétravailleur et son gestionnaire pendant la première semaine de travail.
• Tirez parti de la fonctionnalité vidéo pour toute réunion virtuelle pour pouvoir observer les expressions faciales et le langage corporel.
• Établissez une cadence d’exercices virtuels pour l’esprit d’équipe et des réunions périodiques en personne pour que les membres de l’équipe apprennent à connaître le nouvel employé et commencent à lui faire confiance.

Conclusion

L’amélioration du processus d’intégration peut grandement contribuer à créer une impression positive durable, qui réaffirme la décision d’un nouvel employé de rejoindre l’organisation et lui offre une expérience phénoménale avant même son premier jour de travail. En plus d’une expérience moderne et numérique, concentrez-vous sur l’établissement de relations, le confort et l’enculturation en intégrant les activités ci-dessus dans le processus d’accueil du nouvel employé. Vous jetterez ainsi les bases nécessaires à sa réussite au sein de votre entreprise.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.