Rester curieux tout en apprenant consiste en l’un des moyens de bien tirer parti de l’analyse du personnel. Vos questions continueront de s’améliorer tout comme les renseignements que vous obtiendrez. Voici les façons de savoir si vous accordez les bonnes ressources et le temps nécessaire à vos initiatives.
L’analyse du personnel procure des renseignements aux organisations sur leurs opérations, ce qui peut profiter à leurs employés et à leurs résultats. Avant de prendre des mesures basées sur ces renseignements, il est essentiel de comprendre d’où proviennent vos données et comment elles peuvent ou devraient être utilisées.
Dans la première partie de notre conversation avec Amin Venjara (A. V.), directeur général, Solutions de données chez ADP, nous avons discuté de la façon de commencer à utiliser l’analyse du personnel.
Cette discussion s’étend sur la façon d’obtenir les données appropriées et d’utiliser efficacement son système d’analyse.
Q. : Quelles sont les principales mesures de RH dont on a besoin pour commencer à utiliser l’analyse du personnel?
A. V. : Les principales mesures de RH sont : 1) le dénombrement des effectifs, 2) les embauches et 3) les cessations d’emploi. Avec ces éléments de base, vous pouvez commencer à observer ce qui se passe avec le personnel de votre organisation.
Les embauches et les cessations d’emploi représentent le début et la fin de la relation avec les employés. Et, le dénombrement des effectifs illustre le parcours et la durée de cette relation.
Le dénombrement des effectifs et les embauches consistent en des données assez simples, mais il est important de savoir quels employés on compte ou non, et pourquoi on le fait. Si vos données sont incomplètes, vous pouvez vous rajuster au besoin.
Les cessations d’emploi sont plus complexes, car il n’est pas toujours facile de déterminer la raison du départ des employés. Souvent, les organisations font le suivi des départs volontaires et involontaires ainsi que de ceux qui sont « inconnus ». Par inconnu, on entend le fait de ne pas avoir de données.
Il est important de connaître la raison du départ des employés, car vous pouvez mieux comprendre ce que vous contrôlez ou non, et savoir s’il y a des aspects problématiques à aborder.
Réfléchissez à ce que vous voulez savoir et à la meilleure façon de recueillir cette information. Faites-en une mesure de conséquence et aidez les employés à comprendre pourquoi cette information s’avère importante. Structurez les raisons de départ dans votre système pour qu’elles vous fournissent de l’information.
Tenez aussi compte de la personne qui recueille et enregistre les données. Les employés qui partent, leurs collègues, leurs supérieurs et les RH peuvent tous avoir une perspective différente et un intérêt concernant la réponse.
Certaines organisations se fient au libre-service pour faire des économies, mais si on ne tient pas compte des renseignements fournis, on ne réalise pas d’économies. Le roulement du personnel est coûteux. Cela peut valoir la peine de réfléchir de manière stratégique aux implications d’échanger des renseignements importants et utiles pour de la commodité.
Il existe de nombreuses raisons possibles pour lesquelles une personne quitte son emploi. Vous n’avez pas besoin de les connaître toutes dans les infimes détails. Concentrez-vous sur celles qui sont liées au travail et sur lesquelles l’employeur peut avoir une influence.
Q. : Lors de la création d’un nouveau champ dans votre système sur l’analyse du personnel, à quoi est-il important de réfléchir avant d’entrer les options?
A. V. : Commencez par déterminer ce que vous voulez savoir et pour quelle raison. Déterminez ensuite les données nécessaires pour répondre à la question et la façon dont elles sont créées et enregistrées. Quel est le processus d’affaires qui crée ces données? Qui entre l’information dans le système? Qui devrait le faire?
Vous voulez obtenir les renseignements les plus précis et avoir la plus grande probabilité qu’ils soient entrés dans votre système pour que vous puissiez obtenir les données nécessaires. Mettez l’accent sur vos mesures de conséquence : l’information la plus importante pour l’analyse avec laquelle vous commencez à travailler.
Q. : Comment déterminer les options dont vous voulez faire le suivi?
A. V. : Lorsqu’on définit les options d’un champ, on veut qu’elles soient mutuellement exclusives et collectivement exhaustives (MECE).
Par mutuellement exclusive, on entend qu’on ne veut pas que plus d’une réponse s’applique. Vos données sont alors claires. Vous n’avez donc pas à tenter de déterminer les endroits où elles se superposent et la façon dont elles touchent l’analyse.
Par collectivement exhaustive, on entend que vos options couvrent les réponses possibles pour éviter qu’il n’y ait pas de réponse du tout.
Le mieux consiste à être précis dans les champs individuels, puis à viser plus large concernant les autres informations à recueillir. Commencez par poser ces questions :
- Si je veux obtenir cette réponse, de quelle information ai-je besoin?
- A-t-on déjà cette information?
- Dans la négative, quelle est la meilleure façon de l’obtenir?
- Dans l’affirmative, fonctionne-t-elle avec notre système, et manque-t-il quelque chose?
- Une fois qu’on a la réponse au problème en question, que veut-on savoir d’autre?
Pour que tout fonctionne bien, vous devez disposer d’un bon système d’analyse du personnel et du fournisseur de solution approprié pour appuyer le tout. Vous n’avez pas à déterminer tout cela par vous-même. Une fois que les processus de configuration et d’obtention de données sont établis, la partie intéressante commence.
Q. : On veut tous aller directement à la partie intéressante. Comment commence-t-on à utiliser l’analyse du personnel?
A. V. : Trouvez un groupe de personnes qui veulent participer à un projet pilote et commencer par un sujet qui les intéresse. Lorsque vous choisissez ce sujet, commencez modestement. Restez concentré sur la valeur et les possibilités. Vous voulez des gains rapides pour montrer la façon dont l’analyse du personnel et les renseignements peuvent avoir des effets réels.
Examinez la stratégie et les priorités de l’organisation. Réfléchissez à ce que la direction peut trouver d’important dans ces données. Vous pourrez ainsi faciliter l’adoption de l’analyse et ensuite agir par rapport aux renseignements.
Établissez un processus de rétroaction pour connaître les questions et les envies des membres de votre équipe pilote, les endroits où ils pourraient avoir besoin de données supplémentaires et ce qu’ils apprennent.
Une fois que le projet pilote initial fonctionne, choisissez un nouveau sujet pour un autre groupe qui souhaiterait essayer le système. Restez au courant de la rétroaction. Assurez-vous d’avoir les données appropriées et de vérifier qu’elles sont aussi complètes que possible. Et choisissez une analyse qui changera véritablement les choses pour que vous puissiez obtenir l’approbation de la direction.
Q. : Comment aller de l’avant?
A. V. : Avec les bons outils, vous pouvez concevoir le système comme vous le voulez et vous concentrer sur les différents problèmes à mesure que vous devenez plus à l’aise avec le processus.
Lorsque vous tombez sur une information qui ne correspond pas à ce que vous savez, il s’agit habituellement d’un problème de données. Ce n’est pas votre faute. Demandez de l’aide. Vous n’êtes pas seul. Il est normal de se sentir un peu dépassé au début, mais vous trouverez probablement beaucoup d’aide dans le système. Assurez-vous de pouvoir profiter des services d’un fournisseur de solution qui vous aidera.
La clé, c’est de demeurer curieux à mesure qu’on apprend. Vos questions continueront de s’améliorer tout comme les renseignements que vous obtiendrez. Vous aurez un portrait clair de votre situation et des changements qui se produisent.
À mesure que vous acquérez de l’expérience dans l’utilisation de mégadonnées pour l’analyse du personnel, il est fort probable que vous obteniez une vue meilleure et plus complète du fonctionnement de vos initiatives et des endroits auxquels consacrer du temps et des ressources. En fin de compte, c’est ce qui change le cours des choses.
Des renseignements importants se cachent dans les processus et les données sur votre personnel. Nous vous aiderons à les trouver.
Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
