par Sushma Tripathi
L’intérêt des employés à l’égard des banques de congés payés a augmenté au cours de la récente crise sanitaire mondiale.
Les programmes de don de congés payés ne sont pas nouveaux; en fait, ils existent depuis plus de deux décennies.
Les employés aiment ce type de programme, car il leur permet de donner des congés sans sortir un sou de leurs poches. Les employeurs aiment aussi ce type de programme, car il leur permet de réduire les congés payés accumulés, mais non utilisés dans les livres.
La création de programmes de don de congés payés a gagné en popularité au cours des dernières années, en réponse à diverses catastrophes naturelles touchant les travailleurs.
Les programmes de don de congés payés peuvent s’avérer complexes, donc ils ne conviennent pas à toutes les organisations. Les employeurs doivent s’assurer que leurs employés disposent d’assez de congés payés pour leur utilisation personnelle avant d’en faire don. Par exemple, certaines entreprises permettent aux employés de donner des congés payés seulement s’ils ont cumulé plus de deux semaines de congé payé.
Selon une étude menée par Léger pour le compte d’ADP Canada, seulement 48 % des Canadiens ont pris tous leurs jours de vacances en 2019. Cela fait beaucoup de congés payés non utilisés.
J’ai observé trois modèles courants de programme de don de congés payés :
- Modèle avec banque de congés
- Modèle de partage de congés
- Modèle de don de congés à des œuvres de bienfaisance
Il est important de noter que de nombreux facteurs influent sur le processus de prise de décision, notamment ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation. Parmi les autres facteurs, on retrouve la culture de l’entreprise, les processus administratifs et les coûts.
Dans le cas d’un modèle avec « banque de congés », les employés donnent de façon anonyme des congés payés à un compte centralisé, à partir duquel les bénéficiaires admissibles peuvent demander des congés payés selon les règles du programme.
Dans le cas du modèle de « partage de congés », les employés donnent un congé payé directement à un collègue en réponse à une urgence précise, selon la définition du programme.
Et dans le cas du modèle de « don de congés à des œuvres de bienfaisance », les employés peuvent donner la valeur de leurs congés payés non utilisés ou non nécessaires à une œuvre de bienfaisance.
Tous les modèles doivent tenir compte des facteurs clés suivants :
- Culture. La culture de votre entreprise favorise-t-elle les dons afin de rehausser le moral et de créer un esprit de solidarité?
- Finances. Votre entreprise dispose-t-elle d’assez de fonds en caisse pour payer les congés payés donnés? Cela est important, car l’employé qui donne un congé payé et le bénéficiaire devront tous deux être payés. De plus, songez aux coûts administratifs supplémentaires du programme.
- Conformité. Les dons faits directement à des employés peuvent faire l’objet d’un examen pour s’assurer qu’il n’y a pas de discrimination, donc la structure du programme nécessite une gestion appropriée. Il faut être juste et équitable, car une impression de mauvaise gestion peut augmenter les risques de plainte pour discrimination.
- Politiques et procédures. Y a-t-il une limite quant à la quantité de congés payés qu’un employé peut donner? Il est essentiel d’établir qui est admissible à recevoir des dons de congés payés. Définissez les critères, la durée, le processus de demande, les conditions et les limites. Adoptez une approche systématique pour déterminer l’admissibilité, l’inscription et l’enregistrement des heures/jours/dollars donnés. De plus, établissez le processus administratif et le processus d’approbation, notamment le moment et la méthode de transfert des congés payés et la personne responsable des conséquences fiscales.
- Incidence sur la paie et conséquences fiscales. La valeur en argent de tout congé donné est évaluée. Certains congés peuvent être nécessaires en raison d’une urgence médicale ou d’une catastrophe naturelle et sont donc non imposables. Votre entreprise désignera-t-elle les organismes que les employés pourront appuyer à l’aide de leurs congés payés, ou les employés pourront-ils choisir eux-mêmes? En règle générale, il faut tenir compte de deux catégories de programmes, les urgences médicales et les catastrophes naturelles.
- Dans le cas des urgences médicales, le congé payé qu’un employé donne dans le cadre du programme est offert uniquement aux employés ayant une urgence médicale. Et cette urgence doit satisfaire aux exigences d’un programme de congé pour urgence médicale admissible et faire l’objet d’une entente de partage de congé de bonne foi parrainée par l’employeur.
- Dans le cas d’un programme de partage de congé lié à une catastrophe majeure, le congé payé qu’un employé donne dans le cadre du programme est offert seulement aux employés touchés par une catastrophe majeure reconnue par le gouvernement
- Gouvernance. La gestion d’un programme de don peut se révéler complexe, alors établissez la gouvernance avant la mise en place du programme afin de limiter les risques inutiles.
Peu importe le modèle que vous choisissez, vous devez le gérer de façon juste, constante et équitable, comme tout autre aspect de vos fonctions de ressources humaines.
Par où commencer?
Les programmes de don de congés payés constituent un avantage précieux pour les employés, et vous devez inclure un système approprié d’enregistrement et d’administration dans vos préparatifs de lancement. Cela peut comprendre des outils pour faire le suivi des choix des employés, des jours/heures donnés, de la soustraction du montant donné du cumul, du montant recueilli et des donateurs, ainsi que des conséquences fiscales applicables.
La première étape consiste à créer un comité interfonctionnel comportant des représentants des ressources humaines, des technologies de l’information, des finances, du service juridique et des groupes des employés et de la direction.
La deuxième consiste à évaluer votre système de gestion du capital humain (GCH). Posez-vous les questions suivantes : Est-il possible de configurer votre système d’adhésion ouverte de façon à permettre aux employés de donner des congés payés? Le salaire de base des employés est-il déjà enregistré afin de pouvoir calculer la valeur des jours de congé payé?
Autres tâches importantes : créer des politiques écrites et les transmettre à tous les employés; examiner les lois nationales, provinciales et locales, ainsi que les exigences de l’industrie; appliquer les politiques de façon constante; former les gestionnaires et les employés; réviser / mettre à jour la politique au moins une fois par année et intégrer l’administration de la politique à vos systèmes de gestion des heures et de traitement de la paie.
La création et la gestion d’un programme de don de congés payés peuvent être complexes, mais il s’agira probablement d’un ajout précieux à l’offre d’avantages sociaux de votre entreprise.
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Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
