Fédéral – Remboursement des dépenses et distribution des renseignements sur l’emploi

Que se passe-t-il? Le 21 avril 2023, le gouvernement fédéral a publié un décret (le « Décret ») qui modifie le Code canadien du travail (le « CCT »), lequel s’applique aux industries et aux milieux de travail sous réglementation fédérale. Ces modifications comprennent de nouvelles spécifications relatives au remboursement des dépenses liées au travail par les employeurs et à leurs obligations relatives à la transmission des renseignements sur les droits en matière d’emploi à leurs employés (les « Modifications »). De plus amples renseignements sur les Modifications se trouvent dans le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail (le « Règlement »).

Date d’entrée en vigueur. Les Modifications entrent en vigueur le 9 juillet 2023. Le Règlement entre en vigueur à la même date ou, s’il est enregistré après cette date, 60 jours après sa publication dans la Gazette du Canada, Partie II (la « Gazette »).

Qu’est-ce que cela signifie? Les Modifications comprennent les nouvelles exigences pour ce qui suit.

• Remboursement des dépenses liées au travail : Les employeurs doivent rembourser les dépenses raisonnables liées au travail des employés sauf si :

1. la dépense est inadmissible (le Règlement précise comment déterminer si une dépense est admissible à un remboursement); ou
2. l’employé a convenu par écrit avec l’employeur qu’il est tenu de payer la dépense.

Si l’employeur et l’employé ont convenu par écrit d’un délai de remboursement, il doit être respecté. Si aucune entente de cette nature n’a été établie par écrit, l’employeur doit rembourser la dépense dans un délai de 30 jours, conformément au Règlement.

• Renseignements liés à l’emploi : Les employeurs doivent fournir aux employés des documents gouvernementaux portant sur les droits et les obligations des employeurs et des employés (p. ex., obligations liées aux heures normales, au salaire, aux vacances, aux jours fériés et à la cessation d’emploi) (les « Documents »). Les versions les plus récentes des Documents doivent être affichées dans des endroits susceptibles d’être vus par les employés et facilement accessibles.

Ces Documents doivent être transmis aux employés dans :

1. les 30 premiers jours d’emploi d’un employé; et
2. un délai de 30 jours chaque fois qu’une version mise à jour des Documents est accessible.

Si un employeur met fin à l’emploi d’un employé, il doit, au plus tard le dernier jour de travail de l’employé, lui remettre la version la plus récente des Documents qui se rapportent aux cessations d’emploi.
Afin d’aider les employeurs à faire la transition à mesure que ces exigences entrent en vigueur, les employeurs ne sont tenus de fournir ces Documents aux employés existants qu’aux moments suivants :

1. dans un délai de 90 jours à partir de la date d’entrée en vigueur des Modifications; et
2. le jour où les Documents sont accessibles pour la première fois.

• Déclaration d’emploi : Les employeurs doivent fournir aux nouveaux employés une déclaration écrite sur leur emploi (la « Déclaration d’emploi ») dans un délai de 30 jours suivant le début de leur emploi et fournir une Déclaration d’emploi mise à jour dans les 30 jours suivant toute modification liée aux renseignements. En vertu du Règlement, la Déclaration d’emploi doit inclure les renseignements de base comme la durée de l’emploi, toute période d’essai, la formation requise et la fréquence des paiements. Les employeurs doivent conserver une copie de la Déclaration d’emploi pendant 36 mois après le départ de l’employé et la lui fournir sur demande. Si un employeur n’a pas déjà fourni une Déclaration d’emploi aux employés actuels, il doit le faire dans un délai de 90 jours suivant l’entrée en vigueur des Modifications (7 octobre 2023).

Que devons-nous faire? Étant donné que les Modifications entrent en vigueur le 9 juillet 2023, les employeurs sont invités à travailler avec le personnel des ressources humaines (les « RH ») et à commencer à évaluer si leurs employés engagent habituellement des dépenses liées à leurs fonctions, comme l’achat d’uniformes ou d’essence, et si ces dépenses sont remboursables. Si c’est le cas, les employeurs doivent envisager d’élaborer un système de suivi des dépenses et des délais applicables afin d’éviter de ne pas respecter un délai de remboursement.

Les employeurs doivent également connaître le moment auquel les Documents sont prêts à être distribués aux employés et envisager d’inclure les Documents dans les trousses d’intégration et d’offre des employés afin d’assurer le respect des exigences de distribution. Étant donné le court délai accordé aux employeurs pour distribuer les Déclarations d’emploi aux employés, les employeurs et les RH doivent envisager de préparer des modèles de Déclaration d’emploi pendant la période d’environ deux mois précédant l’entrée en vigueur des Modifications, de sorte que ces modèles puissent être facilement remplis et distribués aux employés actuels d’ici le 7 octobre 2023 et aux nouveaux employés dans un délai de 30 jours suivant la date de début de leur emploi.

Pas dans la compétence fédérale : en quoi cela vous concerne-t-il? À l’heure actuelle, plusieurs provinces disposent de lois qui donnent aux employés le droit de se faire rembourser les dépenses liées au travail et des recours pour ceux qui ne parviennent pas à obtenir leurs remboursements. La ColombieBritannique et Terre-Neuve-et-Labrador exigent déjà que les employeurs fournissent une déclaration écrite des conditions d’emploi, mais les renseignements précis requis diffèrent. Les employeurs de toutes les provinces et de tous les territoires sont encouragés à passer en revue les lois applicables et toute modification à la législation afin de confirmer les règles relatives au remboursement, les documents à fournir aux employés à l’égard de leurs droits, et les déclarations d’emploi écrites, et s’assurer d’être conformes à ces exigences prévues par la loi.

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