Voici la 3e partie d’une série en trois volets sur la gestion de la paie mondiale. Nous explorons ici la façon dont les données mondiales de paie offrent un avantage stratégique lorsque les entreprises peuvent collecter plusieurs flux de données et les utiliser en combinaison avec d’autres données internes. Lisez la 1re partie afin de découvrir des solutions et des pratiques optimales pour résoudre les problèmes les plus importants liés à des services mondiaux de paie et la 2e partie pour savoir comment un système de paie flexible peut rehausser la résilience d’une multinationale.
On produit constamment des données mondiales de paie. Les organisations les collectent et les utilisent en continu pour veiller à ce que le personnel soit bien rémunéré, les obligations de conformité respectées et les débours budgétaires alignés avec les attentes. Cependant, pour les multinationales, ces données peuvent en faire encore plus.
Si on adopte la bonne méthode, les renseignements sur la paie mondiale peuvent orienter la prise de décisions en allant au-delà des opérations de base. Dans une séance d’information récente sur la paie mondiale, Tonya James, vice-présidente, Gestion de produit chez ADP, a discuté des façons dont les organisations peuvent tirer parti de leurs données de paie pour orienter les renseignements stratégiques.
Flux courants de données mondiales de paie
« La valeur d’éléments comme les données de paie est vraiment passée au premier plan, déclare la vice-présidente. Toutefois, comment la paie mondiale peut-elle s’avérer un atout stratégique et de quoi les organisations ont-elles besoin que cela se produise? »
Tout part des flux de données. Avant de trouver des renseignements stratégiques, explique-t-elle, il est nécessaire de localiser l’endroit d’où proviennent les données et la façon dont elles sont catégorisées. Une solution de paie mondiale bien outillée peut y arriver, car elle vous aidera à tirer parti de plus de renseignements dans des domaines comme les suivants :
Rémunération et heures supplémentaires
Avec ce flux de données, on peut déterminer le salaire moyen d’un employé sur une base nationale et internationale. On peut aussi repérer de petites et grandes anomalies en observant le nombre d’heures supplémentaires travaillées et leurs coûts. Avec différentes règles de rémunération et de paiement pour chaque pays, la collecte et la préparation de ces données mondiales aident à orienter la stratégie d’affaires à long terme.
Ancienneté
Les données de paie peuvent servir à calculer la durée moyenne d’ancienneté des employés au sein de votre organisation, alors qu’une solution de paie mondiale peut vous permettre de comparer ces données à l’échelle de plusieurs pays. On peut ensuite étudier ce qui fonctionne aux emplacements ayant des taux élevés d’ancienneté et se concentrer sur les efforts de fidélisation pour ceux dont les taux sont faibles.
Roulement
Les taux de roulement de personnel font en sorte que les entreprises se rendent compte de la façon dont elles se comparent par rapport aux moyennes du marché. Sur une échelle mondiale, ces données peuvent aider à prédire les pénuries de personnel dans des régions précises avant qu’elles ne se produisent.
Besoins en matière de formation
Les employés compétents sont difficiles à trouver et à garder, mais les compétences multiples et le perfectionnement permettent aux entreprises de demeurer concurrentielles. Les données d’un système de paie mondiale, surtout si ce dernier est intégré à un logiciel de gestion de l’apprentissage, peuvent vous procurer une vue d’ensemble des besoins de formation. On peut savoir dans quels bureaux on retrouve suffisamment d’employés formés, dans lesquels il serait nécessaire d’en avoir plus et dans lesquels on pourrait profiter d’une aide interne, comme des employés expérimentés temporaires.
Tendances liées à la retraite
L’âge de la retraite varie en fonction du pays. Par exemple, l’âge moyen de retraite aux États-Unis est de 66 ans, mais en France, on peut prendre sa retraite dès 64 ans. En Italie, de nombreux travailleurs partent à la retraite à 62 ans. En examinant les données de retraite mondiales de votre organisation, vous pouvez préparer des plans d’embauche qui anticipent les besoins de personnel de votre entreprise.
Embauche
Les données d’embauche fournissent un aperçu de la réussite liée au recrutement à divers emplacements géographiques. Partout dans le monde, les attentes des employés diffèrent, donc ces données peuvent aider votre entreprise à explorer les tactiques qui fonctionnent le mieux selon les emplacements.
Schémas de croissance
Les données mondiales de paie peuvent mettre en évidence les tendances de croissance d’une entreprise ainsi qu’aider à déterminer les problèmes potentiels. Par exemple, des coûts plus élevés de paie indiquent souvent une croissance commerciale par le biais d’un nombre plus élevé d’heures de travail ou d’efforts d’embauche plus concentrés. Mais si les dépenses de paie mondiale sont élevées et les recettes en baisse, il y a peut-être une coupure quelque part.
Le besoin de garantir la solution de paie la plus efficace est essentiel aux efforts quotidiens de toute organisation de même qu’à l’engagement d’ADP pour en assurer le traitement sécurisé et efficace. Les classements Exemplaire et Leader d’ADP démontrent son engagement continu envers la gestion de la paie à l’échelle internationale, et l’entreprise devrait être félicitée pour sa capacité à subir l’examen minutieux de l’étude de marché du Guide de l’acheteur.
Mark Smith, partenaire et responsable des logiciels chez Ventana Research, membre d’ISG
Composantes clés pour saisir le potentiel de la paie mondiale
Pour tirer le meilleur des données de votre organisation, certaines caractéristiques d’une solution de paie mondiale sont essentielles. Tonya James remarque les suivantes comme comptant parmi les plus importantes et pouvant aider à propulser une organisation vers l’avenir :
Intégration parmi les bases de données
« Vous venez de vous procurer un système de RH ainsi qu’un système de paie, déclare-t-elle. Comment les deux se partageront-ils les données et quelle est la valeur de ces deux systèmes? »
Les outils de collecte de données peuvent rassembler de l’information provenant de sources importantes, comme les bases de données de paie et de RH, puis intégrer cette information à d’autres sources de données d’affaires. Les solutions automatisées représentent souvent un meilleur choix, car elles permettent d’éviter de gérer de nombreux processus manuels.
Analyse de données internationale
Les solutions de paie mondiale contribuent à relier et à intégrer simultanément des données de sources hétérogènes. Une multinationale peut compter des bureaux dans plusieurs pays ou dans plusieurs états et provinces de ces pays. Par conséquent, il faut des solutions qui offrent une analyse des données à petite et grande échelle. En analysant les données mondiales de paie, vous pouvez faire le suivi de tendances internationales alors que des évaluations locales peuvent fournir des renseignements plus ciblés.
Renseignements sur les données exploitables
Transformer les données analysées en action nécessite une combinaison de soutien de la part de la direction et des analyses de données liées aux objectifs d’affaires. Prenons une entreprise qui connaît une attrition considérable d’employés jumelée à une augmentation des coûts liés aux heures supplémentaires. L’analyse des données de paie peut aider à déterminer la cause profonde de ces tendances et orienter une action précise. Par exemple, disons que la retraite représente le facteur principal de perte d’employés et que les heures supplémentaires résultent du fait que le personnel moins expérimenté cherche à combler l’écart de connaissances. Dans ce cas, il peut valoir la peine de créer un programme de formation qui aide les nouveaux employés à transitionner dans des postes d’employés plus anciens qui ont quitté l’organisation.
Avantages de l’intégration des données de paie
L’intégration de la paie dans des flux de données plus importants offre plusieurs avantages. Voici quelques exemples de la façon dont le mélange de données de paie peut être utilisé à l’avantage de votre organisation :
- Données de formation + rétroaction des employés = meilleure expérience dans l’ensemble. L’analyse et l’intégration de données de paie permettent d’améliorer l’expérience employé. Par exemple, les entreprises peuvent combiner les données de formation avec la rétroaction des employés pour créer des plans de formation personnalisés qui améliorent le moral et l’efficacité du personnel.
- Embauche + fidélisation + données sur l’ancienneté = meilleures opérations locales. « La capacité d’observer des éléments comme les tendances par rapport au dénombrement des effectifs et à l’ancienneté peut aider à favoriser les investissements, souligne Tonya James. De quelle formation avez-vous besoin si le niveau d’ancienneté est faible? Dans quel service retrouve-t-on des employés ayant beaucoup d’ancienneté et qui pourraient faire partie d’une vague de départs à la retraite? » La compréhension des tendances liées à l’emploi à l’échelle locale et mondiale peut aider une organisation à déterminer la meilleure méthode à utiliser par emplacement.
- Salaires + heures travaillées + heures supplémentaires = réduction des coûts globaux. Il est possible de réduire les coûts à l’aide des données de paie. Prenez la conformité. Si les entreprises ne respectent pas les réglementations locales et nationales, elles peuvent recevoir des amendes ou des pénalités. En ayant une visibilité complète sur la masse salariale, les heures supplémentaires et les données liées aux heures de travail, vous pouvez réduire le risque coûteux de non-conformité.
Occasions manquées et occasions trouvées
Selon Tonya James, si vos outils de paie mondiale ne vous permettent pas d’accéder facilement à des données ou si vos équipes de paie ne possèdent pas les compétences nécessaires pour collecter et appliquer ces données, vous pouvez manquer des occasions importantes.
L’une des plus importantes est la capacité de rationaliser vos opérations. Imaginez que vous avez des flux de données qui montrent un ralentissement lié à l’embauche ainsi qu’une hausse du nombre d’heures de travail du personnel actuel. Isolées, ces données peuvent sembler non reliées. Cependant, si elles sont collectées ensemble, elles peuvent vous inciter à réévaluer le processus d’embauche, qui peut révéler des problèmes d’accueil et d’intégration menant à un roulement du nouveau personnel et à des employés actuels surmenés.
La paie fournit des flux de renseignements sans fin pour les entreprises internationales, et ce, si elles possèdent les outils pour saisir, regrouper et analyser ces données de manière efficace. Dotée des bonnes composantes, votre entreprise peut combiner des flux de données hétérogènes avec des trains de données pertinentes en temps réel.
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Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
