Le bon ratio RH par employé permet aux équipes de RH de gérer les programmes administratifs de manière efficace tout en consacrant du temps aux activités stratégiques. Ainsi, on peut en arriver à une diminution du taux de roulement, à un plus grand engagement des employés et à un fonctionnement plus harmonieux de l’organisation.
Selon un récent sondage de l’entreprise Chief Executive, cette année, la priorité absolue des PDG est de conserver et de motiver les employés. Cela signifie que les organisations font de plus en plus appel à leurs équipes de RH pour des initiatives, des pratiques et du soutien concernant ces objectifs d’affaires. Et ces équipes s’occupent en plus de la gestion des autres responsabilités liées aux employés, comme l’administration des avantages sociaux, le traitement de la paie ainsi que la supervision de la formation et du perfectionnement.
Le bon ratio RH par employé est essentiel à votre réussite. Le quatrième numéro du rapport ADP Today at Work (en anglais) s’est penché sur l’augmentation de la dotation en personnel aux RH, qui est probablement causée par les difficultés à recruter dans un marché du travail serré. Selon ce rapport, « à l’aide d’un ratio de dotation en personnel des RH, soit le nombre de professionnels des RH pour 100 employés, nous avons observé que la dotation en personnel des RH est en hausse de plus de 11 pour cent depuis 2018 (de 2,35 à 2,6 par 100 employés). » (traduction libre)
Avec la hausse globale de la dotation en personnel des RH, de nombreuses organisations sont préoccupées par une question commune : de combien de membres de l’équipe des RH avons-nous besoin? Il n’existe pas d’équation universelle pour répondre à cette interrogation. Il faut tenir compte de beaucoup trop de variables. Aussi, l’ajout de plus de personnel aux RH n’est pas nécessairement mieux.
Dans cet article, nous explorerons les avantages de trouver le bon ratio RH par employé dans votre organisation, les inconvénients d’un ratio qui ne correspond pas et la façon dont les responsables des RH et les dirigeants d’entreprise peuvent évaluer la taille idéale de leur équipe. Pour obtenir des renseignements précieux et des conseils utiles sur ce sujet complexe, nous avons consulté Deb Hughes, vice-présidente principale, Communications des RH et gestion du changement, chez ADP.
Avantages d’un ratio RH par employé de la bonne taille
L’un des avantages clés d’un ratio RH par employé adéquat, c’est son incidence positive sur la fidélisation des employés. Selon notre étude, les organisations avec un ratio de moins de 0,5 membre du personnel des RH par 100 employés avaient un taux de roulement mensuel de 5,8 pour cent, alors que les organisations avec 2,5 à 3,5 membres du personnel des RH par 100 employés réduisaient leur roulement mensuel à 4,5 pour cent.
« En ayant le bon ratio RH par employé, on s’assure que l’équipe des RH ne se concentre pas uniquement sur l’aspect tactique, déclare Deb Hughes, et que les membres de l’équipe des RH peuvent passer du temps sur la progression de carrière et le perfectionnement des employés, les initiatives d’engagement et les activités de mieux-être qui permettent d’avoir des employés plus engagés et motivés. »
La vice-présidente principale souligne que la fidélisation des employés ne représente pas le seul avantage d’avoir une équipe des RH de la taille adéquate. Le bon ratio permet aux équipes de RH de se concentrer sur la gestion stratégique des talents et l’efficacité des tâches administratives tout en étant en mesure de soutenir la croissance de l’entreprise et de s’adapter à l’évolution des besoins en personnel.
Pièges d’un ratio RH par employé non équilibré
S’il y a trop peu de membres dans l’équipe des RH pour vos effectifs, cela peut mener à de l’épuisement professionnel et faire boule de neige par rapport à d’autres difficultés dans l’ensemble de l’entreprise.
« Les membres de l’équipe des RH harcelés, dépassés et surmenés ne seront pas au sommet de leur forme pour attirer de nouveaux talents ou fidéliser vos meilleurs employés, mentionne Deb Hughes.
Il faut une planification proactive pour moderniser les pratiques d’embauche, choisir les bons candidats et bien représenter l’organisation. En d’autres mots, il faut passer du temps à réfléchir et à faire la mise en œuvre. Lorsqu’on tire avantage de la fonction RH, les membres de l’équipe ont tendance à ne pas avoir de temps pour la stratégie et finissent par travailler uniquement au suivi administratif, à la conformité, à la surveillance et à la gestion des politiques. »
Déterminer le bon ratio RH par employé
Pour réitérer les propos précédents, il n’existe pas d’équation universelle pour calculer le ratio idéal RH par employé dans chaque organisation. Le bon ratio peut varier en fonction du secteur, des types d’employés et même de l’emplacement.
« Dans les secteurs à forte demande de main-d’œuvre ou à postes diversifiés, il faut des ratios différents pour obtenir un soutien efficace des RH, souligne Deb Hughes. Les secteurs dotés de processus normalisés, d’opérations rationalisées et de moins d’activités de RH peuvent nécessiter un ratio RH par employé plus faible. Par exemple, le secteur de la fabrication ou des chaînes de montage peut avoir des ratios plus faibles comparativement aux organisations avec des postes complexes et des besoins élevés en matière d’engagement des employés. »
La technologie des RH peut même avoir une incidence sur la taille de votre équipe des RH. Mais cela ne signifie pas nécessairement que la technologie puisse remplacer les membres de l’équipe des RH.
« L’intelligence artificielle (IA) peut contribuer à automatiser des tâches courantes de RH comme la sélection de CV, la planification des entrevues et le traitement des processus administratifs, indique Deb Hughes. La clé, c’est de se rappeler que la présence d’êtres humains dans la boucle restera essentielle pour s’assurer que l’expérience humaine fait partie du travail des RH. Les gens sont importants, qu’il s’agisse de veiller à éviter les biais et de faire appel au contexte situationnel adéquat, d’évaluer tous les résultats sur le plan de la conformité juridique, en passant par le soutien aux employés du point de vue de la compassion, de l’empathie et de la perspective humaine. Les humains doivent examiner et rajuster tout résultat d’IA générative pour obtenir le bon ton du point de vue de la culture, des relations et de l’inclusivité, et même pour les nuances dans les différentes langues, afin de tenir compte de la complexité humaine. »
Pour évaluer le ratio optimal RH par employé, Deb Hughes recommande aux dirigeants des RH de prendre les questions suivantes en considération :
- Quelles sont la taille et la structure de votre organisation?
- Quels sont les besoins uniques en matière de RH dans votre industrie?
- Quelle est la complexité des postes et des responsabilités à l’échelle des divers services?
- Quel niveau de soutien et d’engagement des employés est requis?
- Faut-il tenir compte de considérations précises en matière de conformité et de réglementation?
- Quels sont les besoins et l’ancienneté des dirigeants?
- Dans quelle mesure nos processus de RH sont-ils avancés sur le plan technologique?
- Quels sont nos objectifs de croissance d’affaires, et sommes-nous prêts à évoluer pour répondre à ces demandes?
Autres considérations pour la taille de l’équipe des RH
Après avoir évalué la taille actuelle de votre équipe de RH et l’avoir comparé à la taille idéale, les dirigeants des RH se retrouveront habituellement dans l’une des deux positions suivantes : le besoin d’ajouter du personnel de RH ou de s’occuper d’une équipe de RH comptant plus de membres que nécessaire.
Ajout de personnel de RH
L’expansion d’une équipe de RH, tout comme pour n’importe quelle équipe dans votre entreprise, est plus difficile à faire qu’on le pense. Et dans la plupart des cas, le plus grand défi sera d’obtenir l’approbation du budget pour le faire. Deb Hughes suggère aux dirigeants des RH de s’attaquer à ce défi au moyen d’une proposition très bien ficelée et documentée qui couvre les points suivants :
- Analyse comparative. Comparez la taille de l’équipe proposée aux repères de l’industrie ou d’organisations semblables, démontrant ainsi le besoin concurrentiel.
- Communication des avantages pour les parties prenantes. Utilisez des mesures et des renseignements axés sur les données afin que la communication soit persuasive et fondée sur des faits.
- Analyse coûts-avantages. Fournissez une analyse coûts-avantages détaillée qui décrit le RCI potentiel pour l’organisation.
- Mise en évidence des irritants. Identifiez les difficultés ou les irritants actuels au sein des RH qui pourraient être abordés si vous disposez de plus de personnel en RH.
- Initiatives stratégiques. Mettez l’accent sur la façon dont une plus grande équipe soutiendra les initiatives stratégiques et contribuera à la croissance organisationnelle.
- Quantification de l’incidence et du lien avec les objectifs d’affaires. Indiquez clairement la façon dont une plus grande équipe aura une incidence positive sur les mesures d’affaires clés et le rendement organisationnel.
Prise en charge du personnel excédentaire.
Selon Deb Hughes, les dirigeants des RH qui déterminent que leurs équipes sont excédentaires doivent suivre les quatre étapes ci-dessous :
- Évaluer la charge de travail de chaque membre de l’équipe des RH pour déterminer s’il y a des redondances ou de l’inefficacité.
- Explorer les technologies de RH qui peuvent automatiser des tâches courantes ou répétitives afin de libérer du temps pour les initiatives stratégiques.
- Envisager d’offrir de la formation croisée au personnel des RH pour augmenter la flexibilité.
- Solliciter l’apport des membres de l’équipe concernant les processus qui sont dus pour être repensés ou améliorés.
Obtenir le bon équilibre du ratio RH par employé
Il est crucial de trouver le ratio optimal RH par employé pour la réussite de l’entreprise. Avec l’équilibre approprié, les organisations peuvent rehausser la fidélisation des employés, la gestion des talents et l’efficacité administrative tout en évitant que les équipes de RH soient dépassées et rencontrent des difficultés de recrutement. Bien qu’il n’existe pas de solution universelle, les dirigeants des RH peuvent évaluer la taille de leur équipe en tenant compte de facteurs comme la structure organisationnelle, les besoins de l’industrie et la technologie. En adoptant une approche axée sur les données et en communiquant de manière stratégique, les organisations peuvent s’assurer que leurs équipes de RH sont outillées pour faire face aux complexités de l’univers des effectifs modernes et pour favoriser une culture d’engagement et de croissance.
Dans les données sur votre personnel se cachent des renseignements précieux. Nous vous aiderons à les trouver.
Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
