Peu importe la raison pour laquelle vous procédez à un changement de fréquence de paie, vous devez prendre en compte divers éléments et plusieurs actions une fois cette décision prise, notamment la création et la mise en œuvre d’un plan de communications.
Votre organisation effectue un changement dans la fréquence de la paie?
Que vous tentiez de simplifier le processus de paie, de passer à une meilleure pratique ou de vous adapter aux préférences changeantes des travailleurs, il existe diverses raisons pour lesquelles une organisation peut envisager ce type de changement. Peu importe la raison, la prochaine étape importante consiste à ébaucher une stratégie de communication pour transmettre la nouvelle aux employés.
L’argent est un sujet délicat, et tout le monde attend le jour de paie avec anticipation. Donc, si vous apportez un changement considérable à la façon dont les employés sont payés, comme faire passer la fréquence d’hebdomadaire aux deux semaines — il est essentiel de fournir le plus de renseignements possible sur la situation, la raison, la façon et le moment du changement pour que les employés puissent s’y préparer et faire harmonieusement la transition au nouveau calendrier de paie.
Voici trois stratégies importantes de communications que vous devriez utiliser lorsque vous présentez un changement de fréquence de paie.
1. Indiquez clairement ce qui change, la raison de ce changement et à quel moment cela aura lieu
Vous voulez éviter toute ambiguïté concernant les chèques de paie de vos employés. Les meilleures stratégies de communication optent pour un message clair et facile à comprendre qu’il faut transmettre de plusieurs façons. Vous pouvez préparer les gestionnaires pour les aider à informer leurs employés de la situation. Vous pouvez aussi envoyer un message par la poste, faire une campagne par courriel, rédiger des publications sur les réseaux sociaux et même créer des feuillets imprimés, des affiches et des cartes-chevalets.
Vous devez mettre sur pied un plan et aborder les questions suivantes :
- Quel est le changement, quelle est la raison et qu’est-ce que les employés doivent savoir et faire au besoin?
- Doit-on respecter toute exigence de conformité ou du syndicat pour un avis préalable ou une échéance de communications?
- Comment aborderons-nous les questions et les préoccupations des employés?
- Et, que doit-on développer pour s’assurer que nos employés sont informés de ce changement et qu’ils ont le soutien et les outils nécessaires à ce sujet?
En établissant les réponses à ces questions en avance, vous serez en mesure de développer des ressources adéquates qui aideront votre personnel à se préparer à ce changement.
Assurez-vous d’éviter le jargon autant que possible de même que les termes avec lesquels votre public cible n’est pas familier. Par exemple, un terme comme « deux semaines en arrérages » peut vous sembler clair, mais les employés de première ligne risquent de se poser des questions à ce sujet.
De plus, vous devrez déterminer une date concernant ce changement pour que les employés puissent s’y préparer. Les points ci-dessous sont des éléments importants dont les employés devraient tenir compte : vérifier leur budget, le paiement de leurs factures et leurs stratégies d’économies, ainsi qu’effectuer des rajustements par rapport aux échéances de paiement comme le loyer, un prêt hypothécaire, des paiements pour une voiture, une pension alimentaire, des frais scolaires et des frais de services publics. Ils devront aussi rajuster leurs paiements automatisés en ligne. Il serait aussi important d’offrir des ressources par le biais de votre Programme d’aide aux employés (PAE) si votre fournisseur propose des ressources sur l’établissement d’un budget, la planification financière et tout autre sujet pertinent. Pour les considérations liées à la conformité et au syndicat, vous devrez faire équipe avec le service juridique et les RH pour évaluer les exigences et mettre sur pied un plan qui répond à la réglementation en vigueur.
2. Déterminez les principaux intervenants et tenez compte des personnes qui ont besoin de savoir en quoi consiste le changement, la raison de ce dernier et la date de son entrée en vigueur
Contrôler la façon dont la nouvelle est diffusée contribue à un changement de fréquence de paie efficace. Si l’information fuit avant que vous puissiez transmettre la nouvelle officiellement, il peut en résulter de la colère ou de la confusion parmi les employés.
Avant de communiquer l’information sur le changement, déterminez divers groupes d’intervenants et le moment de leur annoncer la nouvelle. Par exemple, bien que la direction participe à la prise de décisions, vous devriez donner les renseignements sur votre méthode de communications avant de transmettre l’information aux gestionnaires. Il est également important que les gestionnaires comprennent le changement avant que les employés de première ligne reçoivent la nouvelle. Il n’est pas question ici de restreindre l’information, mais plutôt de s’assurer que chaque niveau est préparé, peut offrir du soutien et répondre précisément aux questions lorsque la nouvelle devient publique*.
*Remarque importante : présentez et examinez votre plan de communications, notamment la date de diffusion de l’information, avec votre service juridique et votre équipe des RH avant le lancement, car les exigences d’avis aux employés peuvent varier. De plus, si vous avez des employés syndiqués, il faudra peut-être revoir les conventions collectives et collaborer avec les représentants syndicaux pour s’assurer que l’information est véhiculée adéquatement.
Vous devriez également envisager la nomination de champions du changement qui peuvent prôner le changement en question et aider à communiquer le message qui préparera les employés à la nouvelle situation. Les champions du changement peuvent aider les autres employés à comprendre le changement, à répondre aux questions et à rediriger les requêtes plus compliquées aux équipes des RH ou de paie.
3. Soutenez l’annonce du changement à l’aide d’outils et de ressources
Les gens comprennent 10 % de ce qu’ils entendent, 20 % de ce qu’ils lisent et 80 % de ce qu’ils voient et font. Servez-vous de cette information à votre avantage pour soutenir l’annonce à l’aide d’outils et de ressources qui aideront vos employés à s’adapter au changement, notamment des listes de vérification, un calendrier de paie, des rappels automatisés et des ressources du Programme d’aide aux employés (PAE).
Un bon moyen de transmettre le message est d’offrir des activités liées à la communication et à l’engagement. Voici à quoi cela pourrait ressembler pour votre personnel :
Des stratégies de communication pour appuyer les conversations sur la fréquence de paie
La fréquence de paie de vos employés peut s’avérer tout aussi importante que leur salaire. Voilà pourquoi il est si essentiel d’aborder la question des changements à la paie avec patience, compassion et clarté.
Si vous faites preuve d’ouverture concernant le changement, donnez la bonne information aux bonnes personnes et soutenez l’annonce avec des outils faciles à utiliser, vous pouvez assurer une transition harmonieuse pour vos employés et votre organisation.
En savoir plus
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Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
