Une fois que vous centralisez l’ensemble de votre analyse liée aux coûts, vous pouvez facilement et rapidement déterminer ce qui se passe. Lorsque les RH peuvent fournir des renseignements stratégiques cruciaux, elles deviennent un allié essentiel dans la gestion de l’entreprise. Voici la façon dont l’analyse du personnel peut aider à ce sujet.
Les outils de gestion du personnel s’améliorent constamment et deviennent de plus en plus sophistiqués. À mesure que les RH deviennent les dépositaires des données, elles ont aussi accès aux renseignements qui peuvent changer les choses par rapport aux résultats.
Pour mieux comprendre la façon dont l’analyse du personnel peut vous faire économiser, nous avons discuté avec Brent Weiss, directeur principal de la gestion de produit pour InfoNuage ADP.
Q. : Vous êtes un grand défenseur de l’utilisation de l’analyse du personnel par les RH afin que ces dernières deviennent un précieux partenaire stratégique pour la haute direction. Comment peut-on faire en sorte que cela se produise?
B. W. : Dans la plupart des organisations, le personnel représente à la fois un coût majeur et un élément essentiel pour générer des revenus. Les dirigeants en sont conscients. Mais, ils obtiennent habituellement des rapports trimestriels fondés sur des chiffres globaux. Si on fait le suivi de la situation en temps réel et qu’on obtient plus de renseignements, puis qu’on ajoute plus de contexte à l’analyse, il devient possible de voir plus rapidement où les choses changent et la façon dont cela se produit.
Par exemple, toutes les entreprises font le suivi des gains et des dépenses d’une année à l’autre. Grâce à l’analyse, on peut décomposer les coûts de main-d’œuvre pour faire le suivi des employés à temps plein et constater le changement de ces coûts par emplacement, par service ou même par poste.
Quand on entre les données de budget, on peut voir les dépenses et la façon dont elles se comparent aux prévisions. L’analyse permet de démontrer les endroits où vous dépassez le budget, les données inférieures et nettes ainsi que les tendances.
Les budgets font tous état des marges et de la rentabilité. Lorsque les RH possèdent des renseignements en temps réel indiquant si l’entreprise est sur la bonne voie et qu’elles peuvent déterminer les aspects sur lesquels se concentrer, elles deviennent alors un conseiller stratégique important.
Q. : Y a-t-il d’autres exemples de la façon dont les organisations peuvent économiser en combinant les données d’affaires à l’analyse du personnel?
En combinant les données de vente aux données de paie, vous pouvez faire le suivi des revenus par rapport aux coûts de main-d’œuvre et mesurer la productivité du travail. Vous pouvez calculer le revenu par employé et comprendre le retour sur votre investissement dans le capital humain.
Si les revenus sont en baisse, vous pouvez constater si les ventes ont diminué ou si les coûts liés aux employés sont plus élevés. Vous pouvez creuser les données et voir exactement où les problèmes se trouvent. Tout est là, et c’est facile à surveiller.
On peut ainsi amorcer une conversation entre les RH et la direction sur les problèmes financiers et commerciaux importants ainsi que sur la façon d’y remédier.
Q. : Si on observe une hausse de nos coûts de main-d’œuvre, quelle information doit-on examiner pour déterminer s’il y a un problème ou non?
B. W. : Il faut d’abord examiner les endroits où l’on retrouve une hausse des salaires. Comparez ces coûts au budget et déterminez les postes qui dépassent ce qui était prévu. Il est possible qu’en raison du marché la rémunération doive être plus élevée ou que vous ayez ajouté des postes plus coûteux.
Si vous ne trouvez pas d’explications, examinez les heures supplémentaires. Ces dernières servent habituellement à pallier des urgences à court terme lorsque vous travaillez à un projet important ou que vous manquez de personnel. Mais cette approche n’est pas viable. Les heures supplémentaires sont coûteuses et causent l’épuisement professionnel. Si plus d’employés partent parce qu’ils sont épuisés, votre problème vient tout juste d’empirer.
Si vous découvrez que vous payez beaucoup d’heures supplémentaires, il est temps de déterminer si vous avez besoin de plus de personnel.
Vous pouvez aussi examiner la planification d’horaire. Il s’agit d’un problème courant dans les industries de l’hôtellerie, de la vente au détail et du service. Si vous avez plus d’employés que nécessaire, il y a un déséquilibre dans la planification de vos horaires, et vous devez le rectifier.
D’un autre côté, si un employé s’absente, vous manquez de personnel. Ce genre de situation tend à faire perdre du temps au gestionnaire qui remplace la personne et ne fait pas son propre travail. Pour les gens qui finissent par travailler plus longtemps afin de pallier les lacunes de planification d’horaire, il s’agit parfois de la cause des heures supplémentaires.
Lorsque vous constatez une hausse des coûts de main-d’œuvre, examinez également les heures qui comportent des primes, comme celles des quarts dont le taux horaire est plus élevé la nuit ou celles pour le travail avec des risques, puis comparez le tout au budget.
Chaque fois que vos coûts actuels dépassent ce qui a été prévu au budget, creusez les données pour déterminer les endroits où cela se produit par emplacement, par service ou par poste. Vous pouvez ensuite passer à la résolution de problème avant que cela ne soit hors de votre contrôle.
Q. : Quelle autre analyse du personnel peut aider à faire des économies?
B. W. : La compréhension des données internes et externes de rémunération peut avoir un effet réel sur les coûts de main-d’œuvre. Établir des points repères pour la paie représente une approche intéressante.
Lorsque vous établissez la rémunération, vous voulez qu’elle soit concurrentielle, mais sans dépenser plus que nécessaire. L’analyse comparative vous permet de constater l’échelle salariale pour des postes semblables à votre emplacement et dans l’industrie. Vous voulez vous situer près de la médiane ou légèrement en deçà pour pouvoir faire des augmentations.
Nous constatons cela avant que les clients aient accès à l’analyse comparative, la paie varie beaucoup plus par rapport au point repère avec plus de cas de trop payé et parfois des cas de moins payé.
En établissant une rémunération juste, les clients font des économies tout en demeurant concurrentiels pour les employés à embaucher et à fidéliser.
Il est aussi possible d’examiner l’efficacité de l’affichage des postes et les sources de candidats afin que l’organisation optimise ses dépenses de recrutement.
Une fois que vous déterminez les éléments qui se transforment en coûts, vous avez de l’information sur la situation et pouvez commencer à y remédier ou vous pouvez même célébrer les bonnes décisions que vous avez prises.
Q. : Quel est votre meilleur conseil pour que les RH commencent à travailler avec l’analyse du personnel?
C’est beaucoup plus facile que vous le pensez et cela vaut la peine d’apprendre à l’utiliser. Une fois que vous commencez à comprendre toutes les possibilités de l’analyse du personnel, vous vous demanderez comment vous avez pu fonctionner sans elle.
Lorsque vous pouvez centraliser l’ensemble de votre analyse liée aux coûts, vous êtes en mesure d’obtenir facilement plus de renseignements pour déterminer ce qu’il se passe. Vous pouvez créer votre propre tableau de bord contenant les éléments à suivre et appuyer vos idées avec les données.
Une fois que les RH peuvent fournir des renseignements stratégiques, elles deviennent un allié essentiel pour gérer l’entreprise.
Des renseignements importants se cachent dans les processus et les données sur votre personnel. Nous vous aiderons à les trouver.
Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.
