Nom préféré ou nom du choix d’une personne : 10 pratiques exemplaires de leur utilisation au travail

Par Brett Daniel

En utilisant le nom préféré ou le nom du choix d’une personne, on peut considérablement améliorer l’expérience en milieu de travail de la personne en question.

« Si vous n’utilisez pas le nom préféré ou le nom du choix d’une personne, vous risquez que son niveau d’engagement baisse, déclare Sara Holquist, directrice, Diversité et responsabilité sociale de l’entreprise chez ADP. Ce qui nous intéresse, c’est de favoriser l’engagement et un sentiment d’appartenance. En n’utilisant pas le nom préféré ou le nom du choix d’une personne, vous risquez de désengager la personne et de compromettre son sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’organisation. »

Qu’est-ce qu’un nom préféré ou un nom du choix d’une personne?

Il s’agit du nom par lequel une personne veut ou a choisi qu’on l’appelle. Il ne s’agit pas du nom légal de la personne. Par exemple, un homme dont le nom légal est « Robert » peut vouloir qu’on l’appelle par son nom préféré, soit « Bob ». Lorsqu’une personne transgenre ou non binaire choisit un nom qui affirme son identité de genre, ce nouveau nom est habituellement considéré comme le nom du choix de cette personne. Par exemple, une femme transgenre appelée « Jacques » à la naissance peut choisir qu’on la désigne comme « Janine », le nom de son choix. Qu’on tienne compte ou non de l’identité de genre, toute personne peut vouloir qu’on la désigne par le nom de son choix ou celui qu’elle préfère.

Pourquoi les gens veulent-ils qu’on les désigne par le nom de leur choix ou celui qu’ils préfèrent?

Les gens utilisent un nom préféré ou de leur choix pour diverses raisons. Parfois, il est simplement question de préférence personnelle. Par exemple, votre collègue Bob préfère « Bob » à son nom légal qui est « Robert ». Les parents de Bob ont aussi pu lui attribuer ce nom tôt dans son enfance. Et comme on l’a mentionné, une personne transgenre ou non binaire peut vouloir qu’on la désigne par le nom qu’elle préfère ou celui de son choix pour affirmer son identité de genre. Si une personne veut qu’on la désigne par son nom préféré ou celui de son choix, on n’a pas à remettre en question ses raisons.

Vous utilisez probablement déjà des noms préférés ou des noms du choix d’une personne.

Vous connaissez un Michel que vous appelez « Mike »; un Olivier que vous nommez « Oli »; une Élodie que vous appelez « Lolo »; et ainsi de suite. Ou vous connaissez peut-être une personne transgenre ou non binaire qui se faisait désigner par son nom de naissance, mais qui maintenant utilise un nom différent de son choix, qu’elle peut avoir changé légalement ou non. Vous ne connaissez peut-être même pas le nom légal d’une personne, car elle utilise seulement le nom qu’elle préfère ou qu’elle a choisi depuis que vous l’avez rencontrée, ou vous connaissez peut-être quelqu’un qui a légalement changé son nom et demandé aux gens de commencer à utiliser son nouveau nom. Peu importe la situation, il est toujours bon de s’adresser à une personne par le nom qu’elle préfère ou le nom de son choix.

On a maintenant couvert les points de base, parlons donc des noms préférés ou des noms du choix des personnes en milieu de travail.

Nom préféré ou nom du choix d’une personne : 10 pratiques exemplaires de leur utilisation au travail

1. En cas d’incertitude, posez la question

Parfois, on se retrouve dans des situations où différents noms sont utilisés et on ne sait pas trop lequel est le bon. Par exemple, vous pouvez avoir vu sur un document un nom pour une personne, mais vous avez entendu les autres l’appeler par un autre nom ou vous avez même vu cette personne se désigner par un autre nom par écrit ou oralement. Quand on ne sait pas quel nom utiliser, on n’a pas à deviner lequel est le bon. Vous avez le droit de demander à la personne le nom qu’elle utilise. Vous pouvez lui dire : « Je veux éviter de te manquer de respect. Par quel nom préfères-tu qu’on t’appelle? » La clé, c’est d’être courtois et de faire preuve de gentillesse.

2. Permettez-vous de vous tromper

Les erreurs sont possibles. Quand on s’ajuste à désigner une personne par le nom qu’elle préfère ou le nom de son choix, il faut faire fi de la perfection. Lorsqu’une personne demande qu’on l’appelle d’un nouveau nom, il faut la respecter et l’accepter. Il y aura ensuite une période d’ajustement. On ne s’adapte pas immédiatement au nouveau nom d’une personne. La période d’ajustement peut varier d’une personne à l’autre selon le degré de familiarité avec celle dont le nom a changé. En d’autres mots, certaines personnes peuvent se souvenir du nouveau nom et commencer à l’utiliser immédiatement, alors que d’autres auront besoin de plus de temps pour l’adopter, particulièrement si elles connaissaient la personne depuis longtemps avec son ancien nom. Faites preuve de gentillesse et comprenez la différence entre une erreur honnête et le manque de respect.

3. Exercez-vous si vous avez du mal à retenir le nom

Même si nous faisons tout notre possible pour utiliser le nom préféré ou le nom du choix d’une personne, nous pouvons quand même nous tromper. On peut s’attendre à une erreur de temps à autre, mais après une période raisonnable d’ajustement, il peut sembler inapproprié d’encore faire une erreur de nom. Si vous n’arrivez pas à retenir le bon nom, Sara Holquist recommande de s’exercer à l’utiliser.

« Cela peut nous aider beaucoup de nous exercer à nous familiariser avec le nom préféré ou du choix d’une personne, surtout d’avoir des moyens systématiques de le faire, indique Sara Holquist en ajoutant qu’elle-même a ses propres mnémotechniques. Pensez à un moyen personnel et intentionnel qui vous aiderait à commencer à utiliser le nouveau nom d’une personne. Encore mieux, envisagez d’en faire une habitude en demandant dès le départ : “par quel nom veux-tu que je t’appelle?” Vous n’y arriverez pas du jour au lendemain, mais plus vous vous exercerez, plus cela deviendra une habitude. »

4. Réfléchissez avant de faire une blague

Les blagues peuvent facilement dissiper un malaise et établir un climat de camaraderie. Mais, il y a un moment et un endroit pour les faire. Parfois, quand on fait des erreurs en présence d’autres personnes, on peut blaguer à ce sujet ou en rire. Cette tendance peut s’observer dans des remarques de dénigrement de soi-même lorsqu’on s’adresse à une personne par son mauvais nom devant des pairs. Par exemple, si on appelle une personne par le mauvais nom dans une réunion importante, mais qu’on se ressaisit sur le moment, on peut en rire et dire : Oups je me suis trompé Dana aux deux noms! Je n’ai pas fait exprès! Je vais me reprendre la prochaine fois. » Bien que cette remarque puisse sembler inoffensive pour certains, elle peut minimiser et banaliser une partie essentielle de l’identité d’une personne : son nom. Pensez à dire ceci à la place : « Oups je me suis trompé Dana! Je m’excuse sincèrement. Je vais me reprendre la prochaine fois. »

5. Suggérez, établissez ou révisez une politique

Il peut s’avérer judicieux de disposer d’une politique expliquant la position de votre organisation sur l’emploi des noms préférés ou des noms du choix des employés. On peut y retrouver une foire aux questions sur le nom préféré ou le nom du choix d’une personne, expliquer la position des RH et établir un processus officiel pour aborder les affaires graves concernant le non-emploi d’un nom préféré ou d’un nom du choix d’une personne. De plus, si la politique actuelle exige de manière générale l’emploi des noms légaux en toute circonstance, envisagez de la réviser pour qu’elle soit plus accommodante.

Pour en savoir plus sur les considérations de politique en la matière, consulter cet article (en anglais seulement) Foster an Inclusive Workplace for Transgender Talent by Creating a Preferred Name Policy.

6. Comprenez les exigences concernant le nom légal

Habituellement, les dossiers généraux d’un employé peuvent être modifiés pour y indiquer son nom préféré ou le nom de son choix. Mais sachez que certains documents peuvent quand même requérir un nom légal, comme le relevé de paie et les feuillets fiscaux ainsi que les documents d’assurance et de retraite. Si vous avez des questions ou des réserves au sujet de l’emploi du nom légal dans les documents officiels, contactez un ou une spécialiste de la conformité.

« Vous vous demandez peut-être : “Pourquoi même fournir mon nom légal si tout le monde m’appelle par mon nom préféré ou le nom de mon choix? Pourquoi même l’indiquer dans le système des RH?” mentionne Sara Holquist. C’est que les systèmes des RH sont souvent ceux qui contiennent les dossiers à des fins de rapports juridiques. Il est important que le système des RH et le service des RH recueillent les noms légaux, pour emploi lorsqu’ils sont exigés, et les noms préférés ou les noms du choix des personnes, pour tous les cas où les noms légaux ne sont pas nécessaires. »

7. Donnez l’exemple

Les dirigeants qui soutiennent ouvertement les employés ayant un nom préféré ou un nom de leur choix montrent aux autres la façon dont ces personnes doivent être traitées : avec gentillesse, dignité et respect. Si vous employez le nom préféré ou le nom du choix d’une personne et lui demandez des clarifications avec tact, sans honte, devant les autres, vous donnez un exemple positif et renforcez une culture du travail axée sur l’inclusion et le sentiment d’appartenance.

« Je m’efforce constamment d’utiliser le nom préféré ou le nom du choix d’une personne. J’espère que cela encourage les autres à faire la même chose, déclare Lacey Ross-Prouty, co‑présidence du groupe de ressources d’entreprise (GRE) Fierté et LGBTQ+ d’ADP. Si je me trompe, je me corrige, que ce soit pendant une rencontre individuelle avec la personne ou devant les autres. Souvent, les gens veulent constater que nous les dirigeants, on se reprend et on s’efforce de faire les bonnes choses. Cela démontre qu’on fait des efforts et qu’on peut compter sur nos collègues, peu importe la situation. »

8. Offrez votre aide ou demandez de l’aide à vos supérieurs

Les dirigeants peuvent collaborer directement avec un employé pour l’aider dans l’adoption d’un nom préféré ou d’un nom du choix d’une personne en milieu de travail. De plus, ils n’ont pas à rester passifs si un nom préféré ou un nom du choix d’une personne n’est pas employé. Ils peuvent discuter avec les employés à propos de tout soutien nécessaire.

« Les dirigeants peuvent demander de quelle façon ils peuvent aider à communiquer le changement s’il y a lieu, mentionne Sara Holquist. Aussi, la personne peut demander à son supérieur ou à un collègue de confiance de communiquer le nouveau nom ou même de corriger l’emploi de ce nom de manière respectueuse. La question pourrait être la suivante : “Si quelqu’un m’appelle encore ‘Michael,’ pourrais-tu m’aider et lui rappeler gentiment de m’appeler ‘Michaela’ à partir de maintenant?” N’hésitez pas à faire appel à vos sympathisants. »

9. Suivez la règle d’or

Le terme règle d’or peut sembler cliché, mais il sonne juste : traitez les autres comme vous aimeriez être traité. Privilégiez toujours l’empathie et la compassion à la cruauté et au jugement. Ne critiquez ni ne dénigrez les choses que vous ne comprenez peut-être pas ou avec lesquelles vous n’êtes pas à l’aise. Demandez-vous ce qui suit : « Si un proche ou moi-même avions un nom préféré ou un nom de mon choix, est-ce que je voudrais que les autres respectent son choix ou le mien, et qu’ils s’efforcent d’employer le nom en question? » Rappelez-vous régulièrement de suivre la règle d’or. Imprimez-la et affichez-la bien en vue au besoin, puis invitez les autres à la suivre aussi.

10. Trouvez des moyens d’augmenter l’emploi du bon nom

Les noms figurent dans divers canaux de communication liés au travail. L’utilisation d’un logiciel qui permet d’indiquer le nom préféré ou le nom du choix d’un employé peut aider à diminuer la pression sur les employés qui pensent devoir annoncer leur nouveau nom ou discuter d’autres aspects de leur identité. Grâce à cette fonctionnalité, l’employé pourrait volontairement entrer son nom préféré ou celui de son choix pour en faire part aux personnes appropriées, comme les gestionnaires, les collègues ainsi que les spécialistes des RH, de la paie et des avantages sociaux. Déterminez si on retrouve cette capacité dans votre logiciel.

« Il est utile de permettre à un employé d’indiquer systématiquement son nom préféré ou celui de son choix, souligne Sara Holquist. Cela revêt une importance pour la même raison qu’il est important d’avoir un moyen systématique de communiquer les pronoms d’une personne. Si une personne s’habitue tranquillement à l’emploi du nom de son choix ou si elle est nerveuse par rapport à la façon dont ses collègues perçoivent ce nom, on allège ainsi la pression sur la personne. Elle n’a pas à en parler, à s’expliquer ou à sentir qu’elle doit faire quelque chose de particulier pour qu’on la désigne avec le bon nom. S’il existe des moyens de communiquer le nom aux collègues de la personne, on peut facilement informer tout le monde et témoigner du respect dans l’emploi du nom préféré ou du choix de la personne. »

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Cet article est paru à l’origine dans SPARK parrainé par ADP.