par Bill Cushard
Que ferait votre organisation si une « crise X » survenait aujourd’hui? Il est temps d’établir un plan.
Les plans de gestion de crise constituent une partie essentielle de la planification de la continuité. Ils permettent de veiller à ce que les organisations puissent continuer à mener leurs activités dans le cadre de situations imprévues et difficiles. Mais avoir un plan ne suffit pas. Votre plan doit évoluer constamment afin d’être prêt pour de nouvelles menaces susceptibles de perturber votre chaîne d’approvisionnement, votre environnement d’entreprise ou votre personnel. Comment les gestionnaires des RH doivent-ils évaluer les programmes de gestion de crise afin de veiller à l’efficacité de leurs plans?
La meilleure façon de créer un plan de gestion de crise efficace consiste à maintenir un cycle continu de mise en pratique, d’évaluation et d’amélioration.
Les plans de gestion de crise doivent être mis à l’essai
Demandez-vous : que ferait l’organisation si une « crise X » survenait aujourd’hui? Si vous n’avez pas de réponse valable, c’est que ni vous ni votre organisation ne déployez assez d’efforts pour anticiper les urgences et vous préparer à y faire face.
Par définition, une urgence est un événement imprévu. La seule façon de s’y préparer est de vous assurer que vous passez suffisamment de temps à penser à divers scénarios, à préparer une liste d’actions reposant sur la façon dont ces scénarios se déroulent généralement selon les recherches et les données, puis à mettre à l’essai ces actions dans le cadre de simulations prévues sur une base régulière.
Selon Continuity Central, la mise à l’essai périodique de vos stratégies d’intervention représente l’une des meilleures façons de non seulement préparer votre personnel et votre organisation à faire face à une crise, mais également de repérer toute lacune dans vos plans de gestion de crise existants. En conséquence, la direction des RH doit veiller en priorité à mener des séances pour passer en revue vos scénarios de gestion de crise, déterminer votre niveau de préparation et évaluer l’efficacité de chaque plan.
Évaluer les plans par rapport aux objectifs
La méthode la plus utile et simplifiée pour l’évaluation des plans de gestion de crise consiste sans doute à les évaluer par rapport à des objectifs définis. Selon l’Association of Corporate Counsel, un plan de gestion de crise doit être associé à quatre principaux objectifs :
- Réduire les tensions durant l’incident
- Faire montre d’engagement organisationnel et d’expertise
- Contrôler le flux et l’exactitude des renseignements
- Gérer les ressources de façon efficace
Une fois les scénarios mis en pratique par les membres de votre équipe, ces derniers doivent se réunir et examiner la façon dont le processus s’est déroulé par rapport aux objectifs définis pour le plan. Indiquez ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné afin de déceler les lacunes et d’élaborer un plan d’action permettant de répondre à ces problèmes.
Apprendre des équipes de développement de logiciel
Une approche novatrice découle d’un processus que les équipes de développement de logiciel utilisent à la fin du lancement de chaque logiciel. C’est ce qu’on appelle une rétrospection.
Une rétrospection est une réunion menée tout juste après l’achèvement du lancement d’un logiciel dans le cadre de laquelle l’équipe discute de l’efficacité du lancement. Selon Scrum Alliance, la rétrospection comprend trois questions visant à orienter les discussions, que vous pouvez inclure dans votre évaluation :
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné?
- Qu’est-ce qui a mal fonctionné?
- Que pouvons-nous faire différemment pour améliorer la solution?
Chaque membre de l’équipe participe dans un climat constructif axé sur la collaboration afin de partager ses opinions et ses idées d’amélioration. Chaque réunion de rétrospection couvre ces trois questions et chacun donne son avis.
Si une équipe de développement de logiciel lance des mises à jour mensuellement, elle a 12 occasions par année de discuter du rendement et de trouver des façons d’apporter des améliorations. L’équipe s’améliore continuellement parce que les leçons apprises à la suite d’un lancement précédent peuvent être appliquées dans le cadre du cycle du prochain lancement, et ainsi de suite.
La mise à l’essai périodique des plans de gestion de crise est l’une des plus importantes façons de préparer une organisation à faire face à une crise. Une crise ne se produira jamais dans le vide, c’est pourquoi les équipes de gestion de crise doivent mener des réunions de rétrospection après chaque mise à l’essai d’un plan afin d’évaluer son efficacité et travailler continuellement afin de repérer les déficiences dans le but d’apporter des améliorations au plan.
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Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parraîné par ADP.
