COVID-19 : il est maintenant temps de disposer d’un plan de communication interne clair

par Mary Schafer

Tenez compte de cette liste de vérification au moment de rédiger les communications internes de votre organisation au sujet de la COVID-19.

En date du 16 mars 2020, on recensait 168 000 cas de COVID-19 à l’échelle du monde. On prévoit une incidence importante pour les employeurs à mesure que le virus se propage, à la fois sur le plan de l’aide humanitaire ET de l’environnement de travail. Pendant les périodes d’incertitude, il est impératif pour les employeurs de disposer d’un plan pour communiquer directement et rapidement avec leurs intervenants clés − dans le cas présent, leurs employés.

Il faut également établir des voies de communication claires avec les clients, les partenaires et les autres intervenants à l’extérieur de votre organisation. Les lignes directrices suivantes sont conçues pour vous aider à déterminer les besoins en matière de communication à tirer parti des meilleures pratiques alors que nous affrontons les répercussions de la COVID-19.

1. Élaborez un plan de communication interne afin d’atteindre les employés de tous les échelons :

• Disposez d’un plan et de processus afin de communiquer les nouvelles importantes à tous les employés
• Définissez les voies de communication dont vous pouvez tirer parti afin d’atteindre les employés − c.-à-d., courriel, publications sur l’intranet, dépliants, affiches, vidéos, billets de blogue, FAQ et une ressource « source de vérité » que les employés peuvent consulter pour connaître les plus récentes nouvelles (il peut s’agir d’un site intranet de l’entreprise ou d’un emplacement physique comme un tableau d’affichage)
• Déterminez comment vous atteindrez les employés déconnectés − ceux qui n’ont pas accès à leur courriel ou à un téléphone cellulaire, ceux en congé autorisé, et ceux qui ont accepté des offres, mais qui n’ont pas commencé leur emploi au sein de votre organisation
• Travaillez en partenariat avec le service juridique, les ressources humaines (RH) et les autres dirigeants clés pour assurer une révision et une approbation rapides de tous les messages et documents avant leur distribution

2. Désignez une personne-ressource responsable de demeurer à l’affût des changements, de gérer le processus de communication, et de recueillir les préoccupations des employés et d’y répondre :

• Demandez aux employés ayant des préoccupations de communiquer avec les RH et de fournir les coordonnées à partir desquelles vous pouvez communiquer avec eux
• Établissez une voie de communication pour que les employés puissent soumettre leurs questions au sujet des mesures de prévention et de préparation, et pour publier des réponses aux questions susceptibles d’être d’intérêt général
• Désignez des personnes-ressources à l’échelle de l’entreprise pour aider à communiquer les messages clés et à répondre aux questions / préoccupations des employés (c.-à-d., il peut s’agir d’une équipe composée de représentants des RH, de gestionnaires clés d’unités fonctionnelles et d’autres champions du changement comme les gestionnaires de bureau)

3. Élaborez un plan de communication externe et décrivez ce que vous devez communiquer aux intervenants à l’extérieur de votre organisation, à quel moment et de quelle façon :

• Travaillez avec vos équipes du marketing, des communications et des relations publiques afin d’élaborer un plan de communication pour répondre aux intervenants externes, notamment : médias d’information, investisseurs, clients, partenaires, analystes, etc.
• Harmonisez les communications externes aux messages véhiculés dans les communications internes (c.-à-d., tenez les employés informés des messages communiqués à l’externe)

4. Accordez une attention particulière à votre message − énoncez les faits, décrivez les incidences et communiquez les mesures de sécurité :

• Attestez de façon continue que l’organisation veille à la protection de la santé et de la sécurité des employés d’une façon respectant de manière appropriée la vie privée de chacun
• Vérifiez le contenu et le ton des communications − ne banalisez pas ou n’empirez pas les préoccupations des employés; assurez-vous également de recueillir les commentaires des employés et d’y répondre
• Incluez des liens menant vers des sources officielles, comme l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) ou le gouvernement du Canada, sur l’intranet de votre entreprise ou dans d’autres ressources

5. Énoncez les politiques sur le travail à domicile, les absences autorisées et les déplacements − mettez-les à jour au besoin :

• Communiquez de façon claire les attentes et les politiques concernant le travail à domicile pour les employés admissibles
• Assurez-vous que les employés sont tenus informés des changements apportés à votre politique sur les voyages actuelle
• Rappelez aux employés les solutions de rechange aux réunions en personne, comme les conférences téléphoniques, les vidéoconférences et les réunions en ligne

6. Préparez les partenaires des RH, les gestionnaires et les dirigeants à communiquer avec les employés et à leur répondre :

• Fournissez des FAQ, des points de discussion et d’autres renseignements afin de doter les personnes-ressources de faits et de renseignements à transmettre à vos employés
• Redirigez les questions plus complexes vers votre équipe ou votre représentant des RH

7. Préparez les membres de l’équipe qui interagissent avec la clientèle en leur fournissant des renseignements importants sur les activités de l’entreprise :

• Préparez et transmettez des renseignements aux membres de l’équipe qui interagissent avec les clients, comme ceux du service à la clientèle, des ventes ou de l’implantation, notamment sur ce que la situation signifie et sur la façon dont elle touche ou non le soutien offert aux clients

Les organisations doivent documenter soigneusement leur plan de communication, noter les voies de communication, les messages et l’approche qui ont fonctionné ou non selon les commentaires des employés, puis mettre à jour leur plan afin de l’utiliser comme modèle ultérieurement.

WEBÉMISSION SPÉCIALE

GARDER LE CAP FACE À LA COVID-19

Gestion des répercussions sur le milieu de travail

Le milieu de travail change.

Vous avez vu une rafale de communications liées à la COVID-19 au cours des dernières semaines et peut-être cherchez-vous où concentrer votre attention. Nous sommes là pour vous aider.

Joignez-vous à nous à l’occasion d’une webémission spéciale pour découvrir comment vous pouvez aider votre organisation, à titre de professionnel des RH, à garder le cap face aux difficultés que pose la COVID-19 dans le milieu de travail.

Dans le cadre de cette webémission animée par des gestionnaires principales certifiées en RH, Marjorie Lavertu et Giorgiana Munteanu, et tirant parti des plus récentes données de l’ADP Research Institute, les participants :

• apprendront quelles sont les ressources offertes à l’intention des employeurs et où les trouver
• découvriront les meilleures stratégies d’engagement des employés, plus particulièrement lorsqu’ils doivent composer avec des employés à distance
• apprendront les meilleures pratiques pour concevoir des plans de communication sensés afin de s’assurer que le personnel continue d’aller de l’avant
• partiront outillés des meilleures stratégies en matière de RH afin d’appuyer votre personnel et votre entreprise

Une rediffusion sur demande de la webémission de 60 minutes est maintenant accessible.

Ces articles de blogue peuvent également s’avérer utiles : Préparation aux catastrophes : guide pour les petites entreprises et COVID-19 : protection de vos employés et de votre entreprise

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parraîné par ADP.